Die wich­tigsten 10 Punkte: Was gehört in einen Entsen­de­ver­trag?

Punkt 1: Position, Aufgaben, Verantwortlichkeiten 

Beschreiben Sie die Position, Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Beschäftigten im Ausland genau. Bestimmen Sie auch, wer vor Ort vorgesetzt ist bzw. an wen Ihre Mitarbeitenden berichten werden.

Punkt 2: Arbeitsort und Vertragsdauer

Legen Sie im Vertrag den genauen Arbeitsort und die Dauer der Entsendung fest. Es ist ratsam, auch Optionen zur Verlängerung oder Rückrufmöglichkeiten zu regeln. Zudem kann eine ordentliche Kündigung während der Entsendung vertraglich ausgeschlossen werden.

Punkt 3: Vergütung, Arbeitszeiten, Urlaub

Führen Sie alle Lohnbestandteile im Vertrag klar auf. Neben dem Grundgehalt gehören dazu auch (Auslands-)Zulagen, Prämien bzw. Boni. Geben Sie an, ob die Zahlung in Euro oder der Landeswährung erfolgt. 

Berücksichtigen Sie auch, dass im Ausland oft längere Arbeitszeiten üblich sind und regeln Sie die entsprechende Vergütung von Mehrarbeit. Legen Sie den Urlaubsanspruch Ihrer Arbeitnehmerin bzw. Ihres Arbeitnehmers fest. 

Wichtig: Beachten Sie, dass die am Einsatzort geltenden Arbeitsbedingungen unter Umständen schlechter sind als die in Deutschland geltenden. Als zusätzliche Motivation kann es sinnvoll sein, Ihren Beschäftigten den gewohnten Urlaubsanspruch anzubieten. 

Punkt 4: Betriebliche Altersversorgung

Halten Sie fest, ob eventuelle Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung während der Entsendung weitergeführt oder vorübergehend ausgesetzt werden.

Punkt 5: Nebenleistungen

Nebenleistungen können Anreize für Arbeitnehmer sein, einer Entsendung zuzustimmen. Vereinbaren Sie, welche Zusatzleistungen Sie als Arbeitgeber übernehmen. Das können zum Beispiel Kosten für Unterkunft und Verpflegung, ein Firmenfahrzeug oder Unterstützung bei Schul- und Kitakosten sein. Klären Sie auch, ob Reisekosten beispielsweise für private Rückflüge ins Heimatland übernommen werden. 

Wichtig: Innerhalb der EU gilt seit der Entsenderichtlinie von 2020, dass Kosten für Reisen, Unterbringung und Verpflegung nicht mehr vom Lohn abgezogen werden dürfen. Entsprechend müssen Arbeitgeber diese Kosten übernehmen und sicherstellen, dass Ihre Arbeitnehmerin oder Ihr Arbeitnehmer entsprechend den nationalen Standards untergebracht und versorgt werden.

Punkt 6: Sozialversicherung

Klären Sie im Entsendevertrag, ob Ihre Beschäftigten während des Auslandseinsatzes in Deutschland sozialversichert bleiben oder ob das Sozialversicherungssystem des Gastlandes gilt.

Hintergrund: Im Hinblick auf die Sozialversicherung kann bei einer Entsendung das Prinzip der Ausstrahlung greifen. Das heißt: Für die entsandte Person gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Sind die Voraussetzungen zur Entsendung erfüllt, bleibt die Versicherungspflicht in der deutschen Sozialversicherung bestehen. Damit dann nicht noch zusätzliche Beiträge im Ausland anfallen, gibt es entsprechende Regelungen per EU-Verordnung sowie durch zahlreiche bilaterale Abkommen .

Ein Tipp: Sie sind nicht ganz sicher, ob die Ausstrahlung der Sozialversicherungspflicht in einem gilt? Dann hilft Ihnen das praktische Prüfschema von TK-Lex.

Entsendungen innerhalb Europas

Mit der A1-Bescheinigung weisen Entsandte nach, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Diese Bescheinigung beantragen Sie als Arbeitgeber für Ihre Beschäftigten. Die Bescheinigung händigen Sie der oder dem Mitarbeitenden aus. Informieren Sie die Person außerdem darüber, dass die Bescheinigung während des gesamten Auslandseinsatzes mitgeführt werden muss.

Punkt 7: Zusätzliche Absicherungen

Es gibt verschiedene Gründe, warum die Ausstrahlung des deutschen Rechts nicht möglich ist und auch ein Sozialversicherungsabkommen keinen ausreichenden Schutz für Ihre Mitarbeitenden darstellt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht erfüllt sind oder wenn das Entsendeland kein Sozialversicherungssystem besitzt.

In solchen Fällen sollten Sie als Arbeitgeber gemeinsam mit der betroffenen Person nach Lösungen für eine private Absicherung suchen. Sie können außerdem die freiwillige gesetzliche Versicherung in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung vereinbaren.

Arbeitgeber muss Behandlungskosten zahlen

Bei dienstlichen Auslandsaufenthalten müssen Sie als Arbeitgeber für Behandlungskosten im Ausland aufkommen (§17 SGB V). Das betrifft alle Kosten in voller Höhe, die für die medizinischen Behandlungen von entsandten Mitarbeitenden und ihrer begleitenden oder besuchenden mitversicherten Familienangehörigen im Ausland anfallen.

Die Krankenkasse der entsandten Person erstattet die Kosten anschließend. Allerdings darf die Kasse die Kosten nur bis zu der Höhe übernehmen, die eine vergleichbare Behandlung im Inland gekostet hätte. Gerade in Ländern mit hohen Gesundheitskosten kann der Abschluss einer Zusatzversicherung für Arbeitgeber also sinnvoll sein.

Freiwillige gesetzliche Absicherungen

In unserem Artikel fassen wir zusammen, welche weiteren freiwilligen gesetzlichen Absicherungen  sinnvoll sind.

Punkt 8: Steuern

Die Besteuerung des Arbeitslohns im Auslandseinsatz hängt besonders davon ab, ob die Beschäftigten ihren Wohnsitz in Deutschland behalten. Holen Sie sich am besten vor jedem Einsatz individuell Rat von Finanzamt, Rechtsanwaltskanzleien oder einer Steuerberatung ein.

Punkt 9: Arbeitsrecht

Halten Sie auch vertraglich fest, welches Arbeitsrecht während des Auslandsaufenthalts gilt. In der Regel ist es vorteilhaft, sich auf das deutsche Arbeitsrecht zu berufen - besonders im Hinblick auf mögliche arbeitsgerichtliche Prozesse, die in deutscher Sprache und vor deutschen Gerichten geführt werden sollten. 

Informationen zu Arbeitnehmerrechten und Arbeitsbedingungen in Europa finden Sie zum Beispiel bei der Europäischen Kommission.

Punkt 10: Rückkehr

Regeln Sie die Rückkehr Ihrer Beschäftigten ins Stammunternehmen bereits vor der Abreise. Verwenden Sie eine Wiederauflebensklausel, damit der ursprüngliche Arbeitsvertrag nach Ende der Entsendung wieder gilt. Sie können auch eine neue Position und Vergütung in dieser Klausel festlegen, um zusätzliche Anreize für den Auslandseinsatz zu bieten.

Mehr zum Thema: Vertragsmuster und Arbeitshilfen

Bei TK-Lex finden Sie Vertragsmuster, eine Entsende-Checkliste und Hilfestellungen zur Vorbereitung von Entsendungen.

Ein Hinweis zum Vertragsmuster: Passen Sie die Vorlagen unbedingt an die spezifischen Bedingungen der Entsendung an. 

Außerdem haben wir die häufigsten Fragen und Antworten zur Entsendung in unserer FAQ-Sammlung zusammengefasst.