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Das Bundesfinanzministerium erklärt in einem Rundschreiben, wie Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei der Einkommenssteuer bei Auslandsreisen zu berücksichtigen sind. Dieses Rundschreiben wird jährlich aktualisiert. Die jeweils aktuelle Fassung finden verlinkt am Ende dieses Artikels

Für eintägige Reisen ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich. Die Pauschbeträge werden regelmäßig aktualisiert und stehen auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums zur Verfügung.

Bei mehrtägigen Reisen in mehreren Staaten gilt:

  • An vollen Tagen (24 Stunden Aufenthalt) ist der Pauschbetrag des jeweiligen Landes maßgeblich, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  • Bei der An- und Abreise ohne Tätigwerden ist der Pauschbetrag des Landes zu verwenden, das vor 24 Uhr erreicht wurde. 
  • Bei der Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland in das Ausland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes.

Eine Besonderheit gilt für den Fall, dass ein Mitarbeiter von einem Land in die Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte zurückkehrt, um noch am gleichen Tag in ein weiteres Land aufzubrechen. Hier wird nur die höhere Verpflegungspauschale angesetzt.

Bezahlt der Arbeitgeber das Frühstück, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt.

BMF-Rundschreiben

  • Detaillierte Erklärungen und zahlreiche Anwendungsbeispiele zum steuerlichen Reisekostenrecht finden sich im Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020. 
  • Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für 2024 enthält das Rundschreiben vom 21. November 2023. 
  • Weitere BMF-Rundschreiben finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.