In deutschen Unternehmen ist das Verständnis weit verbreitet, dass es sich immer dann um eine Entsendung handelt, wenn ein Mitarbeiter für längere Zeit - in der Regel zwei bis vier Jahre - ins Ausland geht. Diese "Daumenregel" ist bei genauerer Prüfung aber unzutreffend. Denn das Sozialversicherungsrecht kennt keine "Dienstreisen", wohl aber das Steuerrecht. 

Tatsächlich kann die Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne und gleichzeitig eine Dienstreise im steuerrechtlichen Sinne sein. Dies ist sogar sehr häufig der Fall. Das bedeutet, dass die Dauer und Art eines Mitarbeitereinsatzes im Ausland grundsätzlich kein Unterscheidungsmerkmal darstellen. 

Dr. Christoph Herrmann, Rechtsanwalt und Steuerberater, sowie Felix Müller, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht - beide von der Frankfurter Kanzlei Bluedex Labour Law - erklären, worauf es ankommt.

Wichtig bei Auslandsentsendungen: Unterscheidung von Steuer- und Sozialversicherungsrecht

Wie eingangs erklärt, müssen bei Auslandstätigkeiten eines Arbeitnehmers (und auch bei Selbstständigen) das Sozialversicherungs- und Steuerrecht strikt voneinander getrennt werden.

Im Sinne des Steuerrechts besteht der Zweck einer Dienstreise in einer kurzzeitigen Projektsteuerung oder -realisierung vor Ort. Steuerrechtlich unproblematisch ist die Dienstreise in der Regel dann, wenn sie nicht länger als drei Monate dauert. 

Sozialversicherungsrechtlich hingegen gelten grundsätzlich erstmal alle Personaleinsätze im Ausland als Entsendung, wenn sie für einen im Voraus befristeten Zeitraum erfolgen. Für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung ist entscheidend, ob die Entsendung innerhalb der EU (inklusive EWR-Staaten und der Schweiz) oder in sogenannte Drittstaaten erfolgt. 

Eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist bei Vorliegen der nachfolgenden Voraussetzungen gegeben:

  • Weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit 
  • in einem anderen Land als Deutschland
  • für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber
  • im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses
  • für eine im Voraus zeitlich befristete Dauer (innerhalb der EU, EWR-Staaten und der Schweiz grundsätzlich nicht länger als 24 Monate) und
  • keine unmittelbare Ablösung eines anderen Entsandten.

Demnach ist für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU, der EWR-Staaten und der Schweiz "ab der ersten Sekunde" eine A1-Bescheinigung zu beantragen und mitzuführen, um sie bei etwaigen Kontrollen im Einsatzland vorlegen zu können. 

Eine A1-Bescheinigung ist für jede berufliche Tätigkeit im Ausland nötig, also zum Beispiel auch für die Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren.

Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis darüber, dass die Person aus Deutschland (weiterhin) dem deutschen Sozialversicherungsrecht und damit etwaigen Beitragspflichten hierzulande unterliegt. Andere Staaten sind an die A1-Bescheinigung grundsätzlich gebunden und dürfen demnach keine Sozialversicherungsbeiträge erheben.

Wichtig: Dauern Auslandseinsätze innerhalb der EU-, EWR-Staaten und der Schweiz länger als 24 Monate, unterliegt die Person dem Sozialversicherungssystem des Einsatzlandes. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine sogenannte Ausnahmevereinbarung zu beantragen. Wird diese erteilt, kann die Person auch für einen längeren Zeitraum - grundsätzlich bis zu fünf Jahre - im heimischen Sozialversicherungssystem bleiben.

Die Beantragung, das Mitführen und das Vorlegen einer A1-Bescheinigung ist außerdem wichtig, um mögliche Sanktionen durch ausländische Stellen zu vermeiden. Zusätzlich bestehen in vielen Ländern bestimmte Meldepflichten für die grenzüberschreitende Tätigkeit, die es pro Land zu prüfen und zu beachten gilt. Bei einem Verstoß gegen bestehende Meldepflichten drohen im jeweiligen Einsatzland gegebenenfalls empfindliche Bußgelder.

Hoher administrativer Aufwand für Unternehmen 

Jede Tätigkeit im Ausland "ab einer Sekunde" muss somit vorab insbesondere sozialversicherungs- und melderechtlich gut geplant werden, die erforderlichen Meldungen und Anträge sollten rechtzeitig erledigt werden. Übrigens: Auch bei versehentlicher Nichtbeachtung können empfindliche Strafen und Bußgelder drohen. 

Weitere Informationen zu Entsendungen und zur A1-Bescheinigung

Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Auslandsentsendungen und das Beantragen der A1-Bescheinigung für Sie zusammengestellt.