Elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP)

Die Rentenversicherungsträger prüfen regelmäßig, ob Betriebe ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen und ob sie die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz  richtig gezahlt haben. Finden die RV-Träger dabei Fehler, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. Im Jahr 2021 wurden im Rahmen von Betriebsprüfungen insgesamt rund 681 Millionen Euro an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nacherhoben.

Bisher bedeuteten Betriebsprüfungen einen hohen Aufwand an Papierunterlagen. Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euPB) soll sich das ändern.

Seit Januar 2023: elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Die euBP wurde bereits zum 1. Januar 2023 eingeführt. Eigentlich ist sie schon jetzt verpflichtend - es gibt jedoch Übergangszeiträume.

Die Idee des neuen Verfahrens: Durch die digitale Unterstützung soll sich für alle Beteiligten der Aufwand bei der Betriebsprüfung verringern. Denn die euBP kann im besten Fall die Prüfung von Unterlagen vor Ort überflüssig machen (im Gegensatz zur bisherigen Betriebsprüfung, bei der Prüferinnen und Prüfer vor Ort sein mussten).

Was ist der Ablauf bei der euBP?

Mit dem elektronischen Verfahren werden die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) übermittelt. Die elektronisch bereitgestellten Unterlagen können dann durch die Betriebsprüfer virtuell geprüft werden. So kann ein Besuch vor Ort entfallen.

Welche Unterlagen sind notwendig?

Diese Unterlagen müssen bei der euBP übermittelt werden:

• Relevante Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung wie Stammdaten der Beschäftigten
• Inhalte der Beitragsnachweise
• Lohndaten der Beschäftigten

Welche Fristen sind für Arbeitgeber wichtig?

Am 28. Februar 2023 wurden die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP der DRV angepasst. Die neue Fassung gilt ab 1. Januar 2024. Parallel dazu gelten die bisherigen Grundsätze in der Fassung vom 1. Januar 2023 für einen Übergangszeitraum weiter. Dieser endet am 31. Dezember 2024.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Softwarehersteller müssen die entsprechenden Anpassungen noch nicht zwingend bis zum 1. Januar 2024 umgesetzt haben, weil die bisherigen Regelungen noch bis Ende 2024 weiter gelten.

Alle Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und die dazu gehörenden Anlagen (Datensatzbeschreibungen und Verfahrensbeschreibung) finden Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung - dort unter dem Punkt Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP.

Zertifiziertes Online-Verfahren sorgt für Schutz

Die prüfrelevanten Arbeitgeberdaten werden in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren, dem sogenannten eXTra-Verfahren, bereitgestellt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches zum Beispiel bei der Sofortmeldung innerhalb der Sozialversicherung angewandt wird.

Alle Neuerungen im Überblick

Ergebnis der Betriebsprüfung wird elektronisch übermittelt

Das Ergebnis der Betriebsprüfung kann dem Arbeitgeber auf Wunsch elektronisch zugestellt werden ( § 7 BVV  - Beitragsverfahrensverordnung).

Sobald der Prüfbescheid über den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung als PDF zum digitalen Abruf bereit ist, wird der Arbeitgeber darüber elektronisch benachrichtigt. Wichtig: Drei Tage nach dieser Benachrichtigung gilt der Prüfbescheid als bekannt gegeben .

Möchte Sie den Prüfbescheid elektronisch haben? Dann geben Sie dies einfach an, sobald Sie ihre Daten für die euBP übermitteln. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung ein und hinterlegen ihre Mail-Adresse. An diese Mail-Adresse geht dann die Benachrichtigung, dass das Prüfergebnis abgerufen werden kann.

Führung der Entgeltunterlagen und Übermittlung

Die Entgeltunterlagen führen Arbeitgeber regelmäßig in elektronischer Form. Sofern Dokumente übermittelt werden sollen, die nicht direkt aus den Entgeltabrechnungsprogrammen stammen, muss sich der Arbeitgeber mit dem Rentenversicherungsträger abstimmen.

Dokumentation 

Bei jeder Betriebsprüfung werden bestimmte Sachverhalte abgefragt und dokumentiert (z. B. familienhafte Mitarbeit, Wertguthaben). Bisher geschieht dies per Fragebogen oder direkt bei der Prüfung vor Ort.

Der Fragebogen wurde nun in die elektronische Betriebsprüfung integriert. Die Antworten des Arbeitgebers werden so mit den übrigen Daten elektronisch an die DRV übermittelt.

Und wie geht es jetzt konkret weiter?

Ab Januar 2024 

Noch ist das neue Verfahren der euBP freiwillig. Parallel dazu gilt das bisherige Verfahren weiter. 

Ab Januar 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird das Verfahren verpflichtend. Das heißt, ab dann müssen Arbeitgeber ihre Daten elektronisch übermitteln.

Falls Sie die Daten aus der Finanzbuchhaltung ab 2025 nicht über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln können: Dies ist auch über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung möglich. 

Bis Ende Dezember 2026: per Antrag Verzicht auf elektronische Übermittlung 

Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf die elektronische Übermittlung von Daten verzichtet werden. Dafür müssen Arbeitgeber einen Antrag stellen. Der Antrag erfolgt formlos und unter Angabe der Betriebsnummer bei dem Rentenversicherungsträger, der für die Betriebsprüfung zuständig ist. 

Weitere Informationen zur euBP

Die häufigsten Fragen und Antworten rund um die elektronische Betriebsprüfung finden Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung. Die Seiten werden übrigens laufend von der DRV aktualisiert.