Unbe­denk­lich­keits­be­schei­ni­gung digital bean­tragen - Ände­rungen ab Juli 2026

Seit 2024 gilt: Als Arbeitgeber fordern Sie Unbedenklichkeitsbescheinigungen elektronisch an ( § 108b SGB IV ). Das heißt, Sie beantragen die Unbedenklichkeitsbescheinigungen entweder über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal bei der jeweiligen Einzugsstelle. In den meisten Fällen ist das die Krankenkasse. Die Einzugsstelle meldet das Ergebnis der Prüfung sofort per Datensatz zurück. Der Datensatz enthält dann entweder die Unbedenklichkeitsbescheinigung oder die Ablehnung.

Obwohl das elektronische Verfahren seit 2024 verpflichtend gilt, nutzen viele Arbeitgeber weiterhin herkömmliche Antragsverfahren. 

Dabei bietet das digitale Verfahren Vorteile, wie zum Beispiel das Abonnentenmodell: Wenn Sie die Bescheinigungen im Abonnement abrufen, werden sie Ihnen unaufgefordert regelmäßig monatlich, quartalsweise oder halbjährlich auf Deutsch oder Englisch übermittelt. Das Abo können Sie natürlich jederzeit beenden.

Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen: Geplante Änderungen ab Sommer 2026

Zum 1. Juli 2026 sollen darüber hinaus neue Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen nach § 108b SGB IV in der vom 1. Juli 2026 an geltenden Fassung (v. 20.05.2025) (PDF, 45 kB, nicht barrierefrei) umgesetzt werden. Sie sollen das digitale Verfahren weiter vereinfachen. Die Änderungen:

Arbeitgeber mit mehreren Betriebsnummern

Die (Haupt)Betriebsnummer ist das maßgebende Identifizierungsmerkmal des Arbeitgebers. Manche Arbeitgeber haben allerdings mehrere Beschäftigungsbetriebe und besitzen deshalb mehrere Betriebsnummern, die sie beim Nachweis und bei der Zahlung der Beiträge angeben.

Ab 1. Juli 2026 gilt: Ab dem 1. Juli 2026 können die Krankenkassen für jeden einzelnen Beschäftigungsbetrieb eine separate Unbedenklichkeitsbescheinigung ausstellen.

Die Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitgeber insgesamt seine Beitragsnachweis- und - zahlungspflichten erfüllt hat und dass der Krankenkasse die Adressdaten der einzelnen Beschäftigungsbetriebe oder Filialbetriebe bekannt sind.

Rückmeldegründe bei Ablehnung

Wenn die Unbedenklichkeitsbescheinigung abgelehnt werden muss, weil ein Arbeitgeber seine Beitragsnachweis- und Beitragszahlungspflichten nicht erfüllt hat, erhält er eine Ablehnung. Auch wenn er noch gar kein Arbeitgeberkonto bei der entsprechenden Krankenkasse hat oder wenn Vollmachten fehlen, kann keine Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt werden.

Aktuell erhalten Arbeitgeber nur die Rückmeldung "1" für Ablehnung und "2", wenn kein laufendes Arbeitgeberkonto vorhanden ist.

Zukünftig werden zum 1. Juli 2026 Rückmeldegründe eingeführt, die eine detailliertere Auskunft erlauben:

• 1 = Beitragszahlungspflichten nicht vollständig erfüllt (Beitragsrückstand)
• 2 = kein laufendes Arbeitgeberkonto
• 3 = Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt
• 4 = fehlende Vollmacht

Entgeltabrechnungsprogramm oder SV-Meldeportal?

Den Antrag auf die Bescheinigung stellen Sie über das elektronische Datenaustauschverfahren. Das geht zum Beispiel über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm.

Wichtig: Ihre Entgeltabrechnungssoftware ist für das digitale Verfahren geeignet, wenn sie das Zusatzmodul 37 (elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren UB - Unbedenklichkeitsbescheinigung) enthält. Wenn Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter. 

Alternativ können Sie den Antrag über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal stellen.

Wofür brauchen Unternehmen Unbedenklichkeitsbescheinigungen?

Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung weisen Arbeitgeber nach, dass sie ihre Beiträge zahlen und somit zuverlässig und leistungsfähig sind. So ein Nachweis ist häufig nötig, wenn sich Unternehmen auf bestimmte Aufträge bewerben.

Was steht in einer Unbedenklichkeitsbescheinigung drin?

Die Einzugsstelle bestätigt in der Unbedenklichkeitsbescheinigung Folgendes: 

• Das Unternehmen hat bei der Einzugsstelle ein Arbeitgeberkonto.
• Für wie viele versicherungspflichtige Mitarbeitende aktuell ein Beitrag eingezogen wird.
• Ob der Arbeitgeber seinen Zahlungspflichten ordnungsgemäß nachkommt.

Verschiedene Arten der Unbedenklichkeitsbescheinigungen

Es gibt 2 Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die über das elektronische Verfahren ausgestellt werden können:

Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung

Damit die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt werden kann, muss der Arbeitgeber seine Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten bei der Einzugsstelle rechtzeitig und vollständig erfüllt haben - und zwar zum Zeitpunkt der Ausstellung und innerhalb der letzten 6 Monate. 

Einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung

Wenn aktuell zwar keine Beitragsrückstände bestehen, aber die Beitragsnachweis- oder -zahlungspflichten in der Vergangenheit unregelmäßig erfüllt wurden, erhält der Arbeitgeber eine einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung.

Praktisch: Abo für Unbedenklichkeitsbescheinigungen

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung kann über das maschinelle Meldeverfahren einmalig oder auch im Abonnentenmodell angefordert werden.

Haben Sie das Abo gewählt, erhalten Sie die Bescheinigungen unaufgefordert regelmäßig in bestimmten Abständen.

Gut zu wissen: Sie können zwischen einer monatlichen, vierteljährlichen oder halbjährlichen Ausstellung wählen. Das Abo läuft dann so lange weiter, bis Sie es per Meldung (mit Wirkung für die Zukunft) widerrufen. 

Möchten Sie danach wieder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten? Dann melden Sie uns dies erneut per Datensatz.