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Geschäfts­rei­sen: Warum Ihr Reise­ma­nage­ment trotz EU-Reform flexibel bleibt

Das EU-Parlament hat die Pauschalreise-Richtlinie im März 2026 reformiert. Gute Nachricht für Sie: Geschäftsreisen sind weiterhin ausgenommen. Das gibt Ihnen Planungssicherheit und hält Ihre Prozesse flexibel.

Die neuen EU-Vorgaben stärken den Verbraucherschutz bei Pauschalreisen - und schaffen für Ihr Unternehmen gleichzeitig klare Vorteile: Sie profitieren von der Ausnahme für Geschäftsreisen.

So behalten Sie die volle Kontrolle, umgehen zusätzliche gesetzliche Anforderungen und gestalten Ihre Reiseprozesse weiterhin flexibel und effizient.

Wichtig für Sie: Geschäftsreisen ins Ausland gelten sozialversicherungsrechtlich in der Regel als Entsendung .

Mehr Infos dazu finden Sie in unserem Artikel: Geschäftsreise und Entsendung - wo ist der Unterschied?

Warum wurde die Richtlinie angepasst?

Die bisherige Richtlinie aus dem Jahr 2015 wurde überarbeitet, weil vor allem die COVID-19-Pandemie Schwachstellen offengelegt hat - etwa bei Erstattungsregelungen.

Ziele der Reform:

  • Klare und einheitliche Definition von Pauschalreisen
  • Verbindliche Regeln für Gutscheine und Stornierungen

Die neuen Vorgaben richten sich gezielt an Verbraucher:innen. Für Unternehmen wären sie zu starr - deshalb bleiben Geschäftsreisen bewusst außen vor.

Wann greift die Ausnahme für Ihr Unternehmen?

Damit Ihre Geschäftsreisen von der Richtlinie ausgenommen sind, müssen diese Punkte erfüllt sein:

  • Die Reise erfolgt aus beruflichen Gründen.
  • Es besteht ein Rahmenvertrag: Sie organisieren die Reisen zentral über Ihr Unternehmen - etwa über ein Firmenkonto oder ein festes Reisebüro.

So weisen Sie klar nach: Es ist eine organisierte Geschäftsreise.

Diese Pflichten behalten Sie im Blick

Unabhängig von der Richtlinie bleiben Ihre Aufgaben klar:

  • Beantragen Sie für Entsendungen in der EU eine A1-Bescheinigung .
  • Sie müssen jederzeit wissen, wo sich Ihre Mitarbeitenden im Ausland aufhalten.
  • Halten Sie die Mindestlohn- und Meldepflichten im Zielland konsequent ein.

Ausblick: So geht es weiter

Der Rat der Europäischen Union hat der Richtlinie bereits zugestimmt. Damit ist sie auf EU-Ebene beschlossen.

Die EU-Staaten haben jetzt 28 Monate Zeit, die Vorgaben in nationales Recht umzusetzen. 

Anschließend gilt eine Übergangsfrist von 6 Monaten. In Deutschland treten die neuen Regelungen voraussichtlich im Jahr 2029 in Kraft.

Gut zu wissen: An der Ausnahme für Geschäftsreisen ändert sich dadurch nichts.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie jetzt Ihre Buchungsprozesse: Erfüllen Ihre Geschäftsreisen die Voraussetzungen für die Ausnahme? Dann profitieren Sie auch künftig von flexiblen Regelungen.

Praktische Unterstützung

Nutzen Sie unsere Checkliste, um alle wichtigen Punkte vorab strukturiert zu klären: 

Gesund auf Reisen: Checkliste für Arbeitgeber (PDF, 77 kB)