Geschäftsreisen in die USA? Das sollten Sie jetzt beachten!

Die USA gehören zu den wichtigsten Zielländern für Geschäftsreisen. Aber: Die Kontrollen an der Grenze sind strenger geworden. Um Überraschungen bei der Einreise zu vermeiden, sollten Sie Ihre Beschäftigten frühzeitig vorbereiten - technisch, organisatorisch und kommunikativ.

Formal haben sich die Einreisebestimmungen für Geschäftsreisende aus Deutschland nicht geändert: Ein gültiger biometrischer Reisepass und eine elektronische Reisegenehmigung ESTA für Aufenthalte bis zu 90 Tagen reichen aus.

Aber: Die Auslegung der Einreisevorschriften ist seit einiger Zeit strenger - besonders an der Grenze.

Das bedeutet: Die endgültige Entscheidung über die Einreise treffen die US-Grenzbeamt:innen. Und diese prüfen Anträge genauer und stellen bei der Einreise gezielte Nachfragen.

So machen Sie Ihre Beschäftigten fit für die USA-Einreise

Hier sind die wichtigsten 5 To-dos - für Sie und Ihre Mitarbeitenden:
To-do	Gut zu wissen
Sensible Firmendaten absichern	Die US-Behörden dürfen elektronische Geräte wie Laptops und Smartphones auf ihre Inhalte untersuchen - inklusive VPN-Verbindungen, Mails und geschützte Kommunikationskanäle (z. B. WhatsApp, Signal). Tipps: Speichern Sie sensible Daten nicht lokal, sondern in einer geschützten Cloud. Konfigurieren Sie Geräte speziell für den Einsatz in den USA (z. B. Geräte verschlüsseln, nicht benötigte Apps löschen). Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit sensiblen Informationen (z. B. wie sie Datenzugriffe erschweren oder wie sie auf Nachfragen reagieren).
Social-Media-Kanäle aufräumen	US-Grenzbeamt:innen nutzen laut Medienberichten auch KI-gestützte Programme zur Überprüfung von Social-Media-Inhalten. Empfehlen Sie Ihren Beschäftigten, keine politischen Kommentare oder Anti-USA-Inhalte anzuzeigen, (z. B. löschen oder auf "privat" stellen). Dazu zählen Posts, Fotos etwa von Anti-USA-Demos, Blogeinträge und auch Eintragungen auf Websites von Vereinen oder politischen Organisationen.
Geschlechtseintrag belegen	Bei der ESTA-Registrierung ist als Geschlechtseintrag ausschließlich weiblich oder männlich zugelassen. Entscheidend ist dabei das Geschlecht zum Zeitpunkt der Geburt. Achtung: Wenn im Reisepass ein "X" steht oder der Eintrag vom "Geschlecht bei Geburt" abweicht, muss das ursprüngliche Geschlecht zusätzlich nachgewiesen werden - zum Beispiel über: eine Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Ausdruck aus dem Geburtenregister
Auf Wortwahl achten	Bei der Einreise sind Fragen nach dem Grund der Reise und dem Aufenthaltsort obligatorisch. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDA) empfiehlt, auf die Wortwahl zu achten. Denn sie entscheidet mit darüber, wie Ihre Beschäftigten wahrgenommen werden - als Geschäftsreisende oder als potenziell unerlaubt Arbeitssuchende. Statt I am here to work besser: I am here for business Statt I live with/at besser: I stay at the hotel + Hotelname + konkrete Hoteladresse
Erklärungsschreiben mitgeben	Stellen Sie Ihren Beschäftigten ein kurzes Schreiben auf Englisch aus, in dem Sie den geschäftlichen Reisezweck erklären. Das schafft Klarheit an der Grenze.

Zeit sparen mit MPC-App

Wenn Ihre Beschäftigten schon mindestens einmal zuvor in die USA eingereist sind, können Sie die Mobile Passport Control (MPC) nutzen.

Diese offizielle App der US Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) ermöglicht es berechtigten Reisenden, ihre Passdaten und Zollerklärungen bereits vor der Einreise in die USA digital über ein Smartphone oder Tablet einzureichen.

Das beschleunigt den Einreiseprozess und verkürzt deutlich die Wartezeiten an der Grenzkontrolle.

Weitere Infos

In unserer Länderübersicht finden Sie Infos zu Sozialversicherung, Visaregelungen und weiteren Besonderheiten in den USA.
Auch bei TK-Lex finden Sie weitere Infos zu Arbeitsrecht und Sozialversicherung in den USA.