Bei Neuein­stel­lun­gen: Elek­tro­ni­scher Abruf der Versi­che­rungs­nummer und der Kran­ken­kasse

Den Beginn einer neuen versicherungspflichtigen Beschäftigung müssen Sie mit der Gehaltsabrechnung melden - spätestens jedoch 6 Wochen nach dem Beginn der Beschäftigung. Ein häufig vorkommendes Problem ist dabei: Die neu beschäftigte Person kennt die eigene Rentenversicherungsnummer nicht. Oder es fehlt noch die Info über die zuständige Krankenkasse. 

Abruf der Versicherungsnummer vor der DEÜV-Meldung

Bevor Arbeitgeber eine DEÜV-Anmeldung erstellen, müssen sie das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nutzen. Das geht entweder über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe wie dem SV-Meldeportal.

Die Abfrage der Nummer erfolgt mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV).

Gut zu wissen: In der Regel meldet Ihnen die Datenstelle bereits nach kurzer Zeit die Versicherungsnummer elektronisch zurück. Anschließend können Sie die Anmeldung an die Einzugsstelle übermitteln. 

Übrigens: Da die technischen Voraussetzungen für den automatischen Abruf der Versicherungsnummer geschaffen wurden, gibt es für den Sozialversicherungsausweis keine Vorlagepflicht mehr.

Was ist, wenn noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde?  

Wurde von der Rentenversicherung noch keine Versicherungsnummer vergeben, wird Ihnen dies zurückgemeldet. Dann erfassen Sie in der Anmeldung die notwendigen Daten zur Beantragung der Nummer. 

Wichtig: Der Geburtsort ist eine Pflichtangabe. Das Geburtsland tragen Sie mit dem Staatsangehörigkeitsschlüssel ein. Eine Übersicht zu den verschiedenen Schlüsseln finden Sie am Ende unseres Beratungsblatts. Dort haben wir außerdem alle Meldegründe und die wichtigen Infos zum Thema Meldungen zusammengefasst:

Neu seit 2024: Abruf der zuständigen Krankenkasse 

Seit dem 1. Januar 2024 können Arbeitgeber und Zahlstellen für Versorgungsbezüge außerdem elektronisch abfragen, welche Krankenkasse für die jeweilige Person zuständig ist. Diese elektronische Abfrage geht jedoch an den GKV-Spitzenverband und nicht an die DSRV.

Für die Abfrage der zuständigen Krankenkasse brauchen Sie die Versicherungsnummer der beschäftigten Person. sowie ein zertifiziertes und systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe (wie z. B. das neue SV-Meldeportal). Ist Ihnen die Versicherungsnummer unbekannt? Dann müssen Sie die Nummer zunächst bei der Datenstelle der Rentenversicherung abrufen. 

Gut zu wissen: Der GKV-Spitzenverband beantwortet die Anfragen der Arbeitgeber und Zahlstellen innerhalb von 24 Stunden auf elektronischem Weg.

Für die Abfragen beim GKV-Spitzenverband sind diese beiden Konstellationen möglich:

Zum Zeitpunkt Ihrer Abfrage besteht eine Mitgliedschaft

Ist die Person zum Zeitpunkt der Abfrage Mitglied bei einer Krankenkasse, wird Ihnen diese Information elektronisch zurückgemeldet - zusammen mit der Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse.

Zum Zeitpunkt Ihrer Abfrage besteht keine Mitgliedschaft

Kann keine Mitgliedschaft ermittelt werden, wird Ihnen dies zurückgemeldet. In diesem Fall müssen Sie die betroffene Arbeitnehmerin oder den betroffenen Arbeitnehmer direkt ansprechen. 

Ohne das Verfahren: Mehraufwand bei Arbeitgebern und Einzugsstellen

Kennen Mitarbeitende die richtige Versicherungsnummer nicht, würde das für Einzugsstellen und Arbeitgeber einen großen Mehraufwand bedeuten. Um das zu verhindern, gilt seit dem 1. Januar 2023: Der elektronische Abruf der Versicherungsnummer durch Arbeitgeber ist bei der ersten Anmeldung verpflichtend. Dies ist eine Folge des 8. SGB IV-Änderungsgesetzes und wird in § 28a Abs. 3a Satz 1 SGB IV geregelt. 

Übrigens: Arbeitgeber können schon seit 2016 die Versicherungsnummer über ein elektronisches Verfahren bei der Rentenversicherung abrufen. Der Abruf war bis zum 31. Dezember 2022 freiwillig und wurde selten genutzt - daher wurde er 2023 zur Pflicht.

Bilanz zur freiwilligen Nutzung

Nach Auswertungen des GKV-Spitzenverbands lag die Änderungsquote bei den eingehenden Meldungen der Arbeitgeber im Jahr 2019 bei lediglich 0,3 Prozent. Dabei waren über 50 Prozent der vorgenommenen Änderungen aufgrund einer fehlerhaften Versicherungsnummer bzw. einer nicht korrekten Kennzeichnung einer Mehrfachbeschäftigung zurückzuführen.

Eine Bilanz aller Einzugsstellen aus dem Jahr 2022 zeigte: Obwohl das Verfahren schon seit mehreren Jahren möglich war, wurden bei 19 Millionen Anmeldungen nur 1,6 Millionen Versicherungsnummern abgerufen. 

Für die Einzugsstellen bedeutete dies: Bei mehr als 270.000 Anmeldungen mussten die Versicherungsnummer nachträglich korrigiert werden, da keine oder falsche Nummern übermittelt wurden.

Um diese Nacharbeit bei den Einzugsstellen und bei Arbeitgebern zu reduzieren, wurde das bisherige Verfahren abgeschafft. Der Grund für den verpflichtenden Abruf ist daher, dass der Mehraufwand bei der Bearbeitung von Anmeldungen für Einzugsstellen (Krankenkassen und Minijob-Zentrale) und Arbeitgeber zu groß war.

Mehr Infos

Die Grundsätze zum elektronischen Abruf der zuständigen Krankenkasse finden Sie auf gkv-datenaustausch.de.

Sie kennen das neue SV-Meldeportal noch nicht? Alle Infos finden Sie in unserem großen Überblick . Mit dabei: Die häufigsten Fragen und Antworten, unser Beratungsblatt mit weiteren Hintergrundinfos, praktische Links sowie ein aktuelles Webinar.