Pflicht seit 2023: Abruf der Versi­che­rungs­nummer bei Neuein­stel­lungen

Den Beginn einer neuen versicherungspflichtigen Beschäftigung melden Sie mit der nächsten Gehaltsabrechnung - spätestens jedoch 6 Wochen nach dem Beginn der Beschäftigung. 

Seit dem 2016 ist es für Arbeitgeber möglich, die Versicherungsnummer über ein elektronisches Verfahren bei der Rentenversicherung abzurufen. Der Abruf war bisher freiwillig und wurde selten genutzt - 2023 wurde er zur Pflicht.

Verpflichtender Schritt bei Anmeldungen: Elektronischer Abruf der Versicherungsnummer 

Seit dem 1. Januar 2023 gilt: Der elektronische Abruf der Versicherungsnummer durch Arbeitgeber ist bei der ersten Anmeldung verpflichtend. Dies ist eine Folge des 8. SGB IV-Änderungsgesetzes und wird in § 28a Abs. 3a Satz 1 SGB IV geregelt. 

Da die technischen Voraussetzungen für den automatischen Abruf der Versicherungsnummer geschaffen wurden, gibt es für den Sozialversicherungsausweis keine Vorlagepflicht mehr.

Kennen Sie die Versicherungsnummer von neuen Beschäftigten nicht? Dann nutzen Sie vor der ersten Anmeldung den Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV). 

Gut zu wissen: In der Regel meldet Ihnen die Datenstelle bereits nach kurzer Zeit die Versicherungsnummer elektronisch zurück. Anschließend können Sie die Anmeldung an die Einzugsstelle übermitteln. 

Was ist, wenn noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde?  

Hat die Rentenversicherung noch keine Versicherungsnummer vergeben, wird Ihnen dies entsprechend zurückgemeldet. In diesem Fall erfassen Sie in der Anmeldung die notwendigen Daten zur Beantragung der Nummer. 

Wichtig: Der Geburtsort ist eine Pflichtangabe. Das Geburtsland tragen Sie mit dem Staatsangehörigkeitsschlüssel ein. Eine Übersicht zu den verschiedenen Schlüsseln finden Sie am Ende unseres Beratungsblatts. Dort haben wir außerdem  alle Meldegründe und die wichtigen Infos zum Thema Meldungen zusammengefasst:

Warum wurde der Abruf verpflichtend?

Der Grund für den verpflichtenden Abruf ist, dass der Mehraufwand bei der Bearbeitung von Anmeldungen für Einzugsstellen (Krankenkassen und Minijob-Zentrale) und Arbeitgeber zu groß war.

Bis zum 31. Dezember 2022 war die Nutzung des Abfrageverfahrens noch freiwillig. Nach Auswertungen des GKV-Spitzenverbands lag die Änderungsquote bei den eingehenden Meldungen der Arbeitgeber im Jahr 2019 bei lediglich 0,3 Prozent. Dabei waren über 50 Prozent der vorgenommenen Änderungen aufgrund einer fehlerhaften Versicherungsnummer bzw. einer nicht korrekten Kennzeichnung einer Mehrfachbeschäftigung zurückzuführen.

Bilanz aus 2022: Mehraufwand bei Einzugsstellen ist groß

Eine Bilanz aller Einzugsstellen aus dem Jahr 2022 zeigte: Obwohl das Verfahren schon seit mehreren Jahren möglich war, wurden bei 19 Millionen Anmeldungen nur 1,6 Millionen Versicherungsnummern abgerufen. 

Für die Einzugsstellen bedeutete dies: Bei mehr als 270.000 Anmeldungen mussten die Versicherungsnummer nachträglich korrigiert werden, da keine oder falsche Nummern übermittelt wurden.

Um diese Nacharbeit bei den Einzugsstellen und bei Arbeitgebern zu reduzieren, wurde das bisherige Verfahren abgeschafft. 

2021 fiel bereits das Kennzeichen zur Mehrfachbeschäftigung weg. Mit dem verpflichtenden Abrufverfahren der korrekten Versicherungsnummer geht der Gesetzgeber nun einen Schritt weiter, um die Änderungsquote deutlich zu verringern. 

Wie wird der Abruf in Zukunft sichergestellt?

Der DRV-Bund und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beraten aktuell gemeinsam über Möglichkeiten, die den Abruf auch technisch gesehen verpflichtend machen. So könnte das Abrufverfahren z. B. durch eine automatische Sperre erweitert werden, um die Übermittlung einer Anmeldung bei fehlender vorheriger Abfrage zu unterbinden.