Rest­ur­laub und Jahres­ende - worauf müssen Arbeit­geber achten?

Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub grundsätzlich bis Jahresende nehmen, sonst droht laut Bundesurlaubsgesetz der Urlaubsverfall. Arbeitgeber haben dabei Mitwirkungspflichten. Was gilt für den Urlaubsverfall, welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Urlaubsübertragung und was gilt für Minijobber?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist eindeutig: Der Jahresurlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) - ansonsten verfällt er. In europakonformer Auslegung heißt das jedoch: Der Urlaub verfällt nicht mehr automatisch. Arbeitgeber müssen auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mittlerweile in einem Grundsatzurteil entschieden. 

Eine Übertragung von am Jahresende nicht genommenen Urlaubstagen in das Folgejahr kommt weiterhin nur unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht.

Urlaub erst im Folgejahr nehmen?

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Soll bzw. kann der Urlaub auf das nächste Jahr übertragen werden, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31.3., genommen werden.

Dringende persönliche Gründe 

Das sind zum Beispiel:

  • Arbeitsunfähigkeit
  • Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss 
  • Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte

Dringende betriebliche Gründe 

Dies können sein: 

  • Termin- oder saisongebundene Aufträge
  • Technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf

Urlaub ins Folgejahr übertragen: kein Antrag nötig

Wenn ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31.12. eines Jahres auf den 31.3. des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.

Urlaubsübertragung bei Arbeitgeberwechsel

Wechselt ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres den Job, kann er bei seinem neuen Arbeitgeber grundsätzlich den noch verbliebenen Urlaub aus der alten Beschäftigung beanspruchen. Um zu vermeiden, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub doppelt nimmt, ist der bisherige bzw. vorherige Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, eine Bescheinigung darüber auszustellen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Urlaubsverfall

Für bestimmte Arbeitnehmer gibt es Ausnahmen vom Urlaubsverfall: Das betrifft zum Beispiel Beschäftigte im Mutterschutz oder in Elternzeit. Urlaub, der vor dieser Zeit bestand, verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden. 

Nach dem Bundesurlaubsgesetz gilt ansonsten grundsätzlich: Wenn der Urlaub bis zum Jahresende oder - bei möglicher Übertragung - bis zum 31.3. des Folgejahres nicht genommen wird, verfällt er ersatzlos. 

Dies gilt allerdings nur noch eingeschränkt. Denn gemäß EU-konformer Auslegung kann der Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. 

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten nun rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31.12. oder - sofern möglich - bis zum 31.3. des Folgejahres in vollem Umfang genommen werden muss, weil er sonst im Anschluss an den Zeitraum verfällt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Urlaubsansprüche, die über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgehen, dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden. 

Urlaubsverfall bei Krankheit

Grundsätzlich gilt: Kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub bis Ende des Jahres oder des Übertragungszeitraums nicht nehmen, weil er erkrankt ist, bleibt der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten.

Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, allerdings ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. 

Danach ist es zulässig und nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. 

Das gilt auch, wenn die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers über diesen Zeitraum hinaus ununterbrochen andauert (BAG v. 18.9.2012, 9 AZR 623/10). Noch ungeklärt ist, ob die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers gilt. 

Welchen Urlaubsanspruch haben Minijobber?

In § 2 Abs. 2 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) hat der Gesetzgeber klar geregelt: Die geringfügige Beschäftigung nach § 8 SGB IV ist eine Sonderform des Teilzeitarbeitsverhältnisses. Insofern haben Minijobber überwiegend dieselben Rechte und Pflichten wie andere Arbeitnehmer. Rein arbeitsrechtlich haben Minijobber also grundsätzlich auch einen Anspruch auf Urlaub. 

Um den Urlaubsanspruch richtig zu berechnen, müssen Arbeitgeber zunächst unterscheiden, 

  • ob es sich um einen Minijobber handelt, der an den gleichen Wochentagen arbeitet wie seine Vollzeitkollegen (nur mit weniger Stunden pro Tag)
  • oder um einen Minijobber, der nur an einigen Tagen pro Woche arbeitet.

Im ersten Fall stehen dem Minijobber gleich viele Urlaubstage zu wie den Vollzeitbeschäftigten. Der Unterschied wirkt sich im Urlaubsentgelt aus, das sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der vergangenen 13 Wochen vor Urlaubsbeginn bemisst.

Arbeiten geringfügig Beschäftigte regelmäßig an weniger Wochentagen, so ist die Zahl der Urlaubstage entsprechend zu verringern. 

Ein Beispiel: Ein Minijobber, der an zwei Tagen pro Woche jeweils 2,5 Stunden arbeitet, hat einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von acht Tagen. Die Berechnung erfolgt so: 24 Mindesturlaubstage : 6 Werktage × 2 Arbeitstage = 8 Arbeitstage Urlaub

Haben die Urlaubswünsche von Vollzeitkräften Vorrang gegenüber denen von Minijobbern?

Nein. Wenn sich die Urlaubswünsche von geringfügig Beschäftigten mit denen der Vollzeitkollegen überschneiden, gilt nichts anderes, als wenn sich Vollzeitbeschäftigte untereinander nicht einigen können: Der Arbeitgeber darf die Urlaubswünsche von Mitarbeitern bevorzugen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen. 

Grundsätzlich besteht jedoch kein genereller Vorrang von Beschäftigten mit betreuungs- oder schulpflichtigen Kindern. Letztlich kommt es immer auf den Einzelfall an. Eventuell kann auch eine Betriebsvereinbarung sinnvoll sein, die die Grundsätze zur Urlaubsgewährung regelt.