Über­stunden richtig abrechnen

Überstunden werden geleistet, wenn Beschäftigte über die Arbeitszeit hinaus arbeiten, die für ihr individuelles Beschäftigungsverhältnis gilt. Die Überstunden werden grundsätzlich in dem Monat steuerlich und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet, in dem sie entstehen. Es gibt jedoch Vereinfachungsregelungen.

Überstunden: Vereinfachungsregelung für ständig zeitversetzte Zahlung

Häufig können Arbeitgeber die geleisteten Überstunden nicht im Erarbeitungsmonat abrechnen, zum Beispiel wenn die Entgeltabrechnung bereits im Laufe oder am Ende des Kalendermonats erfolgt. 

In diesen Fällen werden die zusätzlichen Stunden erst im Folgemonat oder im übernächsten Monat abgerechnet. Grundsätzlich muss dann auch die bereits erfolgte Entgeltabrechnung für den Erarbeitungsmonat korrigiert werden.

Geschieht dies regelmäßig, also werden Überstunden regelmäßig erst mit dem nächsten oder übernächsten Monat abgerechnet, kann der Arbeitgeber eine Vereinfachungsregelung anwenden. Anstatt die Entgeltabrechnung des Erarbeitungsmonats zu berichtigen, erfolgt die Verbeitragung im Auszahlungsmonat.

Diese Vorgehensweise müssen Arbeitgeber einmalig mit der Einzugsstelle abstimmen. Auch die Versteuerung erfolgt dann im Auszahlungsmonat.

Wenn sich Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen ändern

Die zeitversetzte Berücksichtigung der Überstundenvergütungen bei der Entgeltabrechnung gilt dann auch in den Monaten, in denen sich Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen gegenüber dem Erzielungsmonat geändert haben.

Vorgehensweise bei Beitragsfreiheit im Auszahlungsmonat

Fällt in den Entgeltabrechnungszeitraum, in dem die Überstunden abgerechnet werden, eine teilweise beitragsfreie Zeit, wird dennoch die Vereinfachungsregelung angewandt. Besteht die Beitragspflicht jedoch im gesamten Entgeltabrechnungszeitraum der Auszahlung nicht, können die Überstunden nicht beitragsfrei bleiben. Dann sind sie dem Arbeitsentgelt des vorausgegangenen Abrechnungszeitraumes bzw. des Erarbeitungsmonats hinzuzurechnen.

Beispiel zur beitragsfreien Zeit

Ein Arbeitgeber rechnet die Arbeitsentgelte seiner Beschäftigten am 15. des laufenden Monats ab. Die erarbeiteten Überstunden zahlt er immer mit der Entgeltabrechnung im Folgemonat aus. Bei der Beitragsberechnung werden Vereinfachungsregelungen - soweit möglich - angewendet. 

Arbeitnehmer A und B leisten jeweils im September und Oktober Überstunden. Bei beiden Arbeitnehmern werden die Überstunden von September im Oktober abgerechnet. 

Teilweise beitragsfreie Zeit 

Arbeitnehmer A erhält im November Krankengeld und ist deswegen vom 27. bis 30. November beitragsfrei. Seine Überstundenvergütung für den Oktober wird im November abgerechnet.

Beitragsfreiheit im gesamten Abrechnungszeitraum

Bei Arbeitnehmer B besteht im ganzen Monat November Beitragsfreiheit wegen Krankengeldbezug.

Für die im November an ihn ausgezahlten Überstunden vom Oktober muss der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung für Oktober berichtigen. 

Auszahlungsfrist bei Überstundenauszahlung als Einmalzahlung

Werden Überstunden über mehrere Monate hinweg erarbeitet, muss der Gesamtbetrag grundsätzlich auf die jeweiligen Erarbeitungsmonate aufgeteilt werden. Aus Vereinfachungsgründen können Arbeitgeber den Gesamtbetrag wie eine Einmalzahlung verbeitragen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Auszahlung spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgt.

Umlagebeiträge trotz Überstundenauszahlung als Einmalzahlung

Auch wenn die Überstunden als Einmalzahlung verbeitragt werden, gelten sie weiterhin als laufendes Arbeitsentgelt. Daher sind von der Überstundenvergütung auch bei Anwendung der Vereinfachungsregelung Beiträge zur Umlage U1 und U2 zu entrichten.

Überstunden: Regelungen und rechtliche Hintergründe

Einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Regelungen und gesetzlichen Grundlagen rund um das Thema  Überstunden finden Sie bei TK-Lex.