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Er besteht aus zwei Teilen, die an getrennten Orten aufbewahrt werden: beim Anbieter der elektronischen Patientenakte (ePA) und bei einem zentralen, von der Gesellschaft für Telematik (gematik) bestimmten Schlüsseldienstbetreiber. Für den Zugriff auf die ePA werden beide Schlüsselteile benötigt. Nur Sie und die von Ihnen Berechtigten verfügen über den kompletten Schlüssel - weder der ePA-Anbieter noch der Schlüsseldienstbetreiber, die jeweils nur einen Teil des Schlüssels aufbewahren, können also auf die ePA zugreifen. Der Schlüssel befindet sich bewusst nicht auf Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK), damit Sie auch bei einem (geplanten oder ungeplanten) Austausch der eGK weiterhin Zugriff auf Ihre Akte haben.

Damit Sie und die von Ihnen Berechtigten gezielt nach Dokumenten in Ihrer Akte suchen können, werden zusätzliche Informationen über Merkmale Ihrer Dokumente gespeichert - die sogenannten Metadaten. Die Metadaten umfassen z. B. die Autorin bzw. den Autor des Dokuments, deren bzw. dessen Institution, die Fachrichtung, die Dokumentenart (wie beispielsweise elektronischer Arztbrief, elektronischer Medikationsplan oder elektronischer Impfnachweis), technische Informationen zum Dokument (u. a. die im Rahmen der Berechtigungsvergabe genutzte Vertraulichkeitsstufe, die Dokumentengröße und die Dokumenten-ID). Diese Daten verarbeitet das Aktensystem in einer auf höchstem Niveau sicherheitsgeprüften und vertrauenswürdigen technischen Umgebung, auf die weder der Aktenbetreiber noch die Krankenkasse Zugriff haben.