Entgeltbescheinigungen

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

 

Welche Daten kann ich maschinell übermitteln und anfordern?

Als Arbeitgeber können Sie die folgenden Daten maschinell übermitteln oder anfordern:

  • Verdienstbescheinigung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen (übermitteln),
  • Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen (mitteilen),
  • Information über Vorerkrankungszeiten (anfordern),
  • Information über die Höhe der Entgeltersatzleistungen (anfordern),
  • Information über das Ende der Entgeltersatzleistung (anfordern).

Welche Daten kann ich maschinell von der TK erhalten?

Von der TK erhalten Sie auf Anforderung maschinell Informationen über

  • Vorerkrankungen,
  • die Höhe der Entgeltersatzleistung und
  • Ende der Entgeltersatzleistung.

Reicht es, nur die Entgeltbescheinigung zu übermitteln?

Damit die Entgeltbescheinigung eindeutig zugeordnet werden kann, müssen Sie in jedem Fall auch Ihre Betriebsnummer als Arbeitgeber, die Betriebsnummer der jeweiligen Krankenkasse und die Rentenversicherungsnummer des Versicherten angeben.

 

Des Weiteren füllen Sie die einzelnen Felder der Datensätze mit den erforderlichen Angaben aus. Informationen und Kommentierungen zu den einzelnen Datenbausteinen finden Sie in der Verfahrensbeschreibung in der Anlage 4 hier auf dem Firmenkundenportal.

Wann muss ich den Datensatz übermitteln?

Es gibt keinen festen Termin. Lösen Sie die Meldung aus, sobald Sie erkennen, dass eine Entgeltersatzleistung eintreten wird oder die TK beziehungsweise ein anderer Sozialversicherungsträger Sie dazu auffordert.

 

Wohin übermittle ich die Datensätze?

Als Arbeitgeber übermitteln Sie die Datensätze an die sogenannte Datenannahmestelle. Diese leitet die Meldungen an die jeweilige Krankenkasse weiter.

 

Die Datenannahmestelle der Ersatzkassen ist der Verband der Ersatzkassen (vdek). Auch die Meldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber laufen über diese Stelle.

Welche Aufgabe hat die Datenannahmestelle?

Datenannahmestelle für die Ersatzkassen ist der Verband der Ersatzkassen (vdek). Die Datenannahmestelle leitet die Daten an die jeweilige Krankenkasse weiter. Sie ist auch dafür zuständig, die Daten der Krankenkasse an die Arbeitgeber zu übermitteln.

 

Darüber hinaus prüft sie die Daten formal, nicht aber fachlich oder inhaltlich. Sie kontrolliert zum Beispiel, ob Sie für Ihre Datensätze ein zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene Ausfüllhilfe eingesetzt haben. Sie kontrolliert auch, ob die Datei korrekt aufgebaut ist und ob Pflichtfelder wie die Betriebsnummern oder die Rentenversicherungsnummer ausgefüllt sind. Denn nur dann können die Daten richtig verarbeitet werden.

Wieso ist meine Meldung bei der TK nicht angekommen?

Liegt Ihre maschinell übermittelte Verdienstbescheinigung der TK nicht vor, können hierfür mehrere Gründe vorliegen:

  • Der Datensatz ist nicht bei der Datenannahmestelle der Ersatzkassen eingegangen, so dass dieser ihn nicht an die TK weiterleiten konnte.

  • Der Datensatz ist zwar beim Verband der Ersatzkassen eingegangen, dieser hat ihn aber auf Grund von Mängeln abgelehnt. In diesem Fall korrigieren Sie die abgewiesenen Daten und übermitteln Sie sie erneut.

Bei Fragen wenden Sie sich in jedem Fall an die Datenannahmestelle beziehungsweise an den Softwarehersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogramms.

Was passiert, wenn die Meldung Mängel hat?

Stellt die Datenannahmestelle Mängel fest, lehnt sie die Daten ab. Sie müssen die Meldung dann stornieren.

 

Wie storniere ich maschinell eine Meldung oder inhaltlich fehlerhafte Datensätze?

Lehnt die Datenannahmestelle Ihren Datensatz ab oder stellen Sie fest, dass er inhaltlich fehlerhaft ist, stornieren Sie ihn. Erstellen Sie dazu den übermittelten Datensatz neu und fügen Sie das Stornierungsmerkmal "Stornierung einer bereits abgegebenen Mitteilung" hinzu. Übermitteln Sie zusätzlich einen neuen Datensatz mit den richtigen Werten.

Erhalte ich eine Bestätigung über Eingang und Verarbeitung meiner Datensätze?

Ja. Die Datenannahmestelle - für die Ersatzkassen ist das der Verband der Ersatzkassen vdek - schickt Ihnen eine Eingangsbestätigung, wenn sie Ihre Daten angenommen hat. Über den Kommunikationsserver erhalten Sie außerdem eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung.

 

Möchten Sie keine positiven Verarbeitungsbestätigungen erhalten, können Sie dies in Ihrem Programm kennzeichnen. Dies gilt nicht bei fehlerhaften Datensätzen: negative Verarbeitungsbestätigungen erhalten Sie immer.

Was muss ich beachten, wenn der Mitarbeiter weiter Arbeitsentgelt erhält?

Ob Sie Arbeitsentgelt während des Bezuges einer Entgeltersatzleistung weiterzahlen, teilen Sie der TK bereits mit der Entgeltbescheinigung per Datensatz mit.

 

Wenn wir die Entgeltersatzleistung berechnet haben, erhalten Sie von uns deren Höhe per Datensatz. Anhand dieser Angaben können Sie dann die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen aus dem weitergewährten Arbeitsentgelt ermitteln und uns anschließend per Datenaustausch melden.

Wie stelle ich Anfragen zu Vorerkrankungen?

Anfragen zu Vorerkrankungen können Sie seit dem 1. Juli 2011 nur noch maschinell stellen. Auch die Mitteilung über die Vorerkrankung erhalten Sie nur noch auf maschinellem Weg. Bitte prüfen Sie in jedem Fall, ob eine Anfrage zu Vorerkrankungen tatsächlich notwendig ist. Berücksichtigen Sie bitte außerdem, dass uns Bescheinigungen in vielen Fällen später vorliegen als Ihnen. Der Hintergrund dafür ist, dass Arbeitnehmer eine Woche Zeit haben, ihre Arbeitsunfähigkeit an die TK zu übermitteln.

 

 

Mehr Infos: Rundschreiben und Verfahrensbeschreibungen

Auf unseren Download-Seiten können Sie sich eine genaue Beschreibung des Verfahrens ansehen oder herunterladen. Dort erfahren Sie zum Beispiel, welche Datensätze für welche Fälle erforderlich sind, in welchem Format Sie die Daten eingeben müssen und was die rechtlichen Hintergründe für das Verfahren sind. Informationen zum maschinellen Meldeverfahren finden Sie auch in unserer Fragensammlung.