Melden und Nachweisen

Bevor der Arbeitgeber die Beiträge überweist, muss er die Krankenkasse über die zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge informieren. Auch andere Daten muss er regelmäßig an die Krankenkasse melden.

Die Krankenkasse hat für die anderen Sozialversicherungsträger die Rolle der Beitrags- und Datenannahmestelle übernommen. Sie zieht die Beiträge ein, nimmt die Meldungen und Nachweise entgegen - außer bei geringfügig Beschäftigten - und leitet sie an die entsprechenden Sozialversicherungsträger weiter.

 

Der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen ist maschinell. Sie können dafür zugelassene Gehaltsprogramme oder das durch die Krankenkassen entwickelte Programm sv.net nutzen.

 

Beitragsnachweise

Bevor Sie die Beiträge überweisen, informieren Sie die Krankenkasse mit dem Beitragsnachweis über die Höhe der von Ihnen zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge. In diesem Nachweis geben Sie auch an, ob die Beiträge dem Rechtskreis West oder Ost zuzuordnen sind. Die Zuordnung hängt vom Beschäftigungsort ab.

 

Der Beitragsnachweis muss der Krankenkasse zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge vorliegen. Sollten Sie im Einzelfall den Beitragsnachweis nicht rechtzeitig übermitteln können und haben Sie ein SEPA-Lastschriftmandat (PDF, 90 KB) erteilt, berücksichtigen wir eventuelle Differenzen auf Ihrem Beitragskonto automatisch. Bitte reichen Sie fehlende Nachweise umgehend nach.

 

Wenn sich an den Beiträgen für Ihre Beschäftigten über mehrere Monate nichts ändert, können Sie bei der maschinellen Datenübermittlung das Feld "Dauerbeitragsnachweis" markieren. Zum Beispiel, wenn Sie nur einen Beschäftigten haben, der ein gleich bleibendes Gehalt bezieht. Dieser Beitragsnachweis gilt so lange weiter, bis sich etwas ändert, wenn beispielsweise das Gehalt oder der Beitrag steigt oder sinkt. Dann müssen Sie einen neuen Nachweis abgeben.

 

Meldungen

Neben regelmäßigen Jahresmeldungen gibt es diverse Anlässe, zu denen Sie eine Meldung abgeben müssen. Zum Beispiel, wenn

  • Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen,
  • ein Mitarbeiter Ihre Firma verlässt,
  • ein Mitarbeiter nicht mehr versicherungspflichtig ist,
  • Sie Einmalzahlungen geleistet haben und mehr.

Meldefristen

Grundsätzlich sind die Meldungen mit der nächsten Gehaltsabrechnung abzugeben, spätestens jedoch zu den nachstehend genannten Terminen.

Meldetatbestände

Meldefristen

Beginn einer versicherungspflichtigen

  • Beschäftigung
  • Berufsausbildung
  • Altersteilzeit

innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der

  • Beschäftigung
  • Berufsausbildung
  • Altersteilzeit

Ende einer versicherungspflichtigen

  • Beschäftigung
  • Berufsausbildung
  • Altersteilzeit

innerhalb von sechs Wochen nach Ende der

  • Beschäftigung
  • Berufsausbildung
  • Altersteilzeit

Geringfügige Beschäftigung

innerhalb von sechs Wochen nach Beginn und Ende der Beschäftigung

Sofortmeldung für das Bau-, Beherbergungs-, Gaststätten-, Personenbeförderungs-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe sowie im Messebau

am Tage der Beschäftigungsaufnahme

Unterbrechung einer Beschäftigung für mindestens einen vollen Kalendermonat (Unterbrechungsmeldung)

innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats nach der Unterbrechung

Sondermeldung für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt

sechs Wochen nach der Auszahlung

Sondermeldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendeten Wertguthaben (Störfall)

mit der nächsten Gehaltsabrechnung

Jahresmeldung

bis 15. Februar des Folgejahres

GKV-Monatsmeldung

nach Anforderung der Einzugsstelle mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Anforderung

Sonstige Meldung, zum Beispiel Änderung

  • beim Personengruppenschlüssel
  • beim Beitragsgruppenschlüssel
  • der Krankenkasse
  • der Betriebsstätte (Wechsel West/Ost)
innerhalb von sechs Wochen
Stornierung bereits abgemeldeter Meldungenunverzüglich

Änderung

  • des Namens
  • der Anschrift

Meldung seit 2009 nicht mehr erforderlich

Wichtig!

Fällt das Ende der Meldefrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag.