Sozi­al­ver­si­che­rung: Kein Firmen­sitz in Deutsch­land? So melden Sie Mitar­beiter korrekt an

Arbeitnehmer unterliegen in Deutschland der Sozialversicherungspflicht - das gilt auch für Beschäftigte ausländischer Unternehmen, die nicht nur vorübergehend im Einsatz sind. Wir geben Tipps zur korrekten Anmeldung. 

English Version:

In der Europäischen Union gilt: Arbeitnehmer, die in einem Mitgliedstaat arbeiten, unterliegen der dortigen Sozialversicherungspflicht - unabhängig davon, in welchem Land der Arbeitgeber seinen Sitz hat. 

Grundlage ist Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) 987/09. Damit muss ein ausländischer Arbeitgeber seine Beschäftigten in Deutschland in der Sozialversicherung anmelden und Beiträge zahlen, als hätte das Unternehmen in der Bundesrepublik einen Sitz.

Ausnahmen gelten in zwei Fällen:

  • Der Beschäftigte ist im Rahmen einer Entsendung nur vorübergehend für seinen ausländischen Arbeitgeber in Deutschland im Einsatz ( Einstrahlung ).
  • Für den Arbeitnehmer gilt eine Ausnahmevereinbarung, die zwischen den Sozialversicherungsträgern der Länder vereinbart wird. Auf deutscher Seite ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) zuständig.

Beschäftigte in Deutschland zur Sozialversicherung anmelden - so geht's

Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen, benötigen Unternehmen eine Betriebsnummer. Diese wird von der Agentur für Arbeit vergeben (hier geht es zum Online-Antrag). Nur mit dieser Nummer ist die Registrierung für das Meldeverfahren bei den deutschen Sozialversicherungsträgern möglich. 

Krankenkasse wählen

Beschäftigte haben in Deutschland die Wahl, bei welcher Krankenkasse sie versichert sein möchten. Vor dem Start des Beschäftigungsverhältnisses teilt der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber mit, für welche Kasse er sich entschieden hat. Angehenden Versicherten stehen Informationen zur TK auf Deutsch  und  Englisch  (für weitere Sprachen dort einfach ans Ende der Seite scrollen) zur Verfügung. Eine Übersicht zu den Online-Services für Versicherte erhalten Sie im TK-Versichertenportal .

In der deutschen Sozialversicherung anmelden

Wer in Deutschland einen Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig beschäftigt, muss ein spezielles Online-Anmeldeverfahren nutzen. Unternehmen verwenden dafür Gehaltsabrechnungsprogramme, die für den Datenaustausch mit den Krankenkassen zugelassen sind. Verfügen Arbeitgeber nicht über ein solches Programm, können sie kostenfrei die von den Krankenkassen geschaffene Ausfüllhilfe sv.net  benutzen. Informationen zum Tätigkeitsschlüssel, der bei der Anmeldung gefordert ist, erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. In unserem Beratungsblatt sv.net (PDF, 95 kB) zu sv.net stellen wir ausführliche Informationen bereit.

Fristgerecht Beiträge zahlen und Nachweise senden

Es gehört zur Pflicht des Arbeitgebers in Deutschland, fristgerecht die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung zu übersenden und den Beitrag zu zahlen. Die Nachweise dürfen ebenfalls ausschließlich online über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme oder über Ausfüllhilfen wie sv.net übermittelt werden. Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats muss der Beitragsnachweis bei der Krankenkasse vorliegen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Im TK-Beratungsblatt " Beratungsblatt Beitragsnachweis (PDF, 63 kB) " erhalten Sie dazu ausführliche Informationen.

Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. 

Weitere Informationen zum Thema Beitragszahlung:

Bevollmächtigter in Deutschland

Ausländische Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern in Deutschland müssen ab 1. Januar 2021 einen Bevollmächtigten in Deutschland bestellen, der zwingend Entgeltunterlagen in dt. Sprache führen und aufbewahren muss für künftige Betriebsprüfungen (§ 28f Abs. 1b SGB IV). Dies kann der Arbeitnehmer selbst oder ein Dritter ( z. B. Steuerberater) sein.

Der Bevollmächtigte kann die nach § 28p SGB IV zu prüfenden Entgeltunterlagen in seinen eigenen oder in den Geschäftsräumen der prüfenden Stelle vorlegen. Die Anwendung des § 98 Absatz 1 Satz 4 SGB X, wonach in bestimmten Fällen die Prüfung zwingend in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers erfolgt, wird ausgeschlossen, soweit die Geschäftsräume des Bevollmächtigten in dessen private Sphäre integriert sind. Die Haftung für die Erfüllung der Pflichten nach diesem Buch liegt weiterhin in vollem Umfang beim ausländischen Arbeitgeber, dieser ist auch Adressat des Prüfbescheides. 

Jahresmeldung senden

Spätestens bis zum 15. Februar eines Jahres muss der Krankenkasse eine Meldung über die Gehaltshöhe des Mitarbeiters im abgelaufenen Jahr vorliegen. Dabei handelt es sich um den Wert, auf dessen Grundlage die Beiträge berechnet wurden. Diesen leitet die Krankenkasse im Rahmen einer Jahresmeldung an die zuständige Rentenversicherung weiter.

Besonderheit: Beitragszahlung an den Arbeitnehmer übertragen

Sie haben als Arbeitgeber Ihren Sitz im Ausland? Dann können Sie mit dem Arbeitnehmer in Deutschland die Vereinbarung treffen, dass dieser die Aufgabe des Arbeitgebers zur Zahlung der Beiträge für Sie übernimmt. Grundlage hierfür ist der Artikel 21 Absatz 2 in der Verordnung VO (EG) 987/09.

Durch diese Vorgehensweise übernimmt der Mitarbeiter die Meldung zur Sozialversicherung, die Einreichung der Beitragsnachweise sowie die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Der Arbeitgeber bleibt gegenüber den Trägern der sozialen Sicherheit für die Zahlung der Beiträge haftbar.