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Vertrags­ge­stal­tung bei Entsen­dun­gen: die 10 wich­tigsten Punkte

Wer Mitarbeitende vorübergehend ins Ausland entsendet, sollte die arbeitsvertragliche Gestaltung gut vorbereiten. Ein klar strukturierter Entsendevertrag schafft Transparenz, reduziert Risiken und sorgt für verlässliche Rahmenbedingungen - für Unternehmen und Mitarbeitende. Die folgenden zehn Punkte zeigen, welche Themen Sie bei der Vertragsgestaltung im Blick haben sollten.

Von einer Entsendung spricht man in der Regel, wenn Mitarbeitende vorübergehend für den Arbeitgeber im Ausland arbeitet und der Bezug zum deutschen Arbeitsverhältnis bestehen bleibt. Je nach Einsatzland, Dauer und Art des Einsatzes unterscheiden sich allerdings die rechtlichen Auswirkungen - insbesondere im Arbeits‑, Steuer- und Sozialversicherungsrecht.

Punkt 1: Art der Entsendung und Vertragsform festlegen

Zu Beginn sollte klar sein, welche Form des Auslandseinsatzes geplant ist - zum Beispiel eine Projektentsendung, ein befristeter Auslandseinsatz oder eine längerfristige Tätigkeit mit Rückkehrperspektive. In der Praxis bieten sich insbesondere zwei Möglichkeiten an:

  • eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag oder
  • ein befristeter Auslandsarbeitsvertrag, während der ursprüngliche Vertrag ruht. Wichtig ist, dass eindeutig dokumentiert wird, ob der deutsche Arbeitsvertrag fortbesteht und welche Regelungen während der Entsendung gelten. Die Vereinbarung sollte in jedem Fall schriftlich geschlossen werden.

Gut zu wissen: Je komplexer der Einsatz und je länger die geplante Dauer, desto sinnvoller ist es, eine individuelle Vertragslösung zu wählen - idealerweise mit Unterstützung arbeitsrechtlich versierter Fachleute.

Punkt 2: Einsatzort, Einsatzdauer und Rückkehr regeln

Der Entsendevertrag sollte klar festhalten:

  • in welches Land und ggf. an welchen Standort die Entsendung erfolgt
  • Beginn und voraussichtliche Dauer des Einsatzes
  • ob und unter welchen Voraussetzungen eine Verlängerung möglich ist.

Auch die Rückkehr nach Deutschland sollte geregelt werden. Dazu gehört etwa:

  • die Zusage der Weiterbeschäftigung
  • eine Beschreibung der Funktion oder Position nach der Rückkehr, zum Beispiel eine vergleichbare Stelle am bisherigen Standort.

Tipp: Zudem können Regelungen für besondere Situationen sinnvoll sein, etwa Projektabbruch, Sicherheitslage, längere Erkrankung oder familiäre Gründe.

Punkt 3: Anwendbares Recht transparent machen

In vielen Fällen wird vereinbart, dass das Arbeitsverhältnis weiterhin dem deutschen Recht unterliegt. Zusätzlich müssen jedoch häufig zwingende Bestimmungen des Einsatzlands beachtet werden, etwa:

  • lokale Mindestlöhne
  • Arbeitszeit- und Arbeitsschutzvorschriften
  • besondere Regelungen für ausländische Beschäftigte.

Bei Entsendungen innerhalb der EU, des EWR oder in die Schweiz sind außerdem europäische Vorgaben relevant, insbesondere zu Mindestarbeitsbedingungen im Aufnahmestaat.

Der Vertrag sollte klar benennen, welches Recht gilt und dass günstigere Bestimmungen zugunsten der Mitarbeitenden Vorrang haben können.

Tipp: Eine frühzeitige Abstimmung mit arbeitsrechtlicher Beratung hilft, Konflikte zwischen deutscher und ausländischer Rechtsordnung zu vermeiden.

Punkt 4: Vergütung, Zulagen und Währung klar definieren

Die Grundvergütung aus dem bestehenden Arbeitsvertrag bildet häufig die Basis. Für den Auslandseinsatz können zusätzliche Zulagen vereinbart werden, zum Beispiel:

Wichtig sind klare Vereinbarungen zu:

  • der Währung, in der gezahlt wird
  • dem Konto, auf das überwiesen wird (Inland/Ausland)
  • dem Umgang mit Wechselkursschwankungen (z. B. fixer Umrechnungskurs, regelmäßige Anpassung).

Hinweis: Variable Vergütungsbestandteile wie Boni oder Provisionen sollten ausdrücklich geregelt werden: Gelten sie während der Entsendung unverändert weiter oder werden sie angepasst?

Punkt 5: Arbeitszeit, Urlaub und Feiertage anpassen

Der Entsendevertrag sollte festlegen:

  • an welchem Arbeitszeitmodell sich der Auslandseinsatz orientiert
  • wie Mehrarbeit und Überstunden erfasst und ausgeglichen werden
  • ob es besondere Regelungen für Reisetätigkeit oder Rufbereitschaft gibt.

Beim Urlaub ist zu klären:

  • wie viele Urlaubstage während der Entsendung zustehen
  • ob zusätzliche Urlaubstage für Auslandsaufenthalte gewährt werden.
  • Auch die Feiertagsregelung sollte eindeutig sein: Gilt der Feiertagskalender des Einsatzlandes, der deutsche Kalender oder eine Kombination?

Gut zu wissen: In einigen Ländern sind Feiertage und Arbeitszeitmodelle deutlich anders ausgestaltet als in Deutschland. Eine transparente Regelung im Vertrag beugt Missverständnissen vor.

Punkt 6: Sozialversicherung und Entsendebescheinigungen berücksichtigen

Entsendungen beeinflussen die Sozialversicherung. Welche Regeln gelten, hängt unter anderem vom Einsatzland und der geplanten Dauer ab.

Typische Konstellationen:

  • Entsendung in EU-/EWR-Staaten oder in die Schweiz: Unter bestimmten Voraussetzungen kann die deutsche Sozialversicherung weitergelten; nachzuweisen ist dies in der Regel durch eine A1-Bescheinigung .
  • Entsendung in Staaten mit Sozialversicherungsabkommen : Oft sind spezielle Entsendebescheinigungen vorgesehen.
  • Entsendung in Drittstaaten ohne Abkommen (vertragsloses Ausland): Hier können Versicherungslücken entstehen, die beispielsweise durch zusätzliche Versicherungen geschlossen werden sollten.

Hinweis zur Sozialversicherung: Unternehmen sollten den Sozialversicherungsstatus im Vorfeld sorgfältig prüfen und notwendige Bescheinigungen rechtzeitig beantragen. Für individuelle Fälle ist eine Beratung durch die zuständigen Stellen oder externe Fachleute sinnvoll.

Punkt 7: Kostenübernahme und Sachleistungen festlegen

Damit keine Unklarheiten entstehen, sollte genau geregelt sein, welche Kosten das Unternehmen übernimmt. Dazu gehören zum Beispiel:

Reise- und Transportkosten

  • Hin- und Rückreise
  • mögliche Heimflüge während des Einsatzes
  • Transport von Gepäck oder Umzugsgut

Unterkunft

  • Wer schließt den Mietvertrag?
  • Welche Kosten und Nebenkosten werden übernommen?
  • Gibt es Grenzen für die Miethöhe?

Lebenshaltungskosten und Pauschalen

  • Tagegelder oder Verpflegungspauschalen
  • ggf. Pauschalen für sonstige Mehraufwendungen.

Weitere mögliche Leistungen:

  • Dienstwagen oder Mobilitätsbudget im Einsatzland
  • Kommunikationsmittel wie Laptop oder Mobiltelefon
  • Unterstützung oder Zuschüsse bei Schul- oder Kindergartenplätzen für Kinder.

Tipp: Die steuerliche Behandlung dieser Leistungen sollte mit steuerlichen Fachleuten abgestimmt werden.

Punkt 8: Gesundheitsschutz, Sicherheit und Fürsorgepflicht konkretisieren

Unternehmen haben auch bei Entsendungen eine umfangreiche Fürsorgepflicht . Im Vertrag oder in begleitenden Richtlinien sollte geregelt sein, wie diese umgesetzt wird.

Dazu können zählen:

  • Informationen zu Gesundheits- und Sicherheitsrisiken im Einsatzland
  • Unterstützung bei ärztlicher Versorgung und medizinischen Vorsorgemaßnahmen
  • ggf. notwendige Impfungen oder Gesundheitschecks.

Die Absicherung bei Krankheit und Unfall ist ein weiterer Kernpunkt:

Gut zu wissen: In Ländern mit erhöhtem Risiko sind zusätzliche Notfall- und Evakuierungskonzepte sinnvoll, inklusive erreichbarer Kontaktstellen und klarer Abläufe. Informationen finden Sie auf der Internetseite des Auswärtigen Amts.

Punkt 9: Familienangehörige, Steuern und Mitwirkungspflichten klären

Reisen Familienangehörige mit, stellen sich zusätzliche Fragen, etwa zu:

  • Unterstützung bei Visa- und Aufenthaltsformalitäten
  • Hilfen bei Schule, Kita oder Kinderbetreuung
  • möglichen Sprachkursen für mitreisende Angehörige.

Steuerlich können Auslandseinsätze anspruchsvoll sein. Im Vertrag kann darauf hingewiesen werden, dass:

  • die steuerliche Behandlung durch interne oder externe Fachleute geprüft wird
  • einschlägige Doppelbesteuerungsabkommen und Fristen zu beachten sind
  • klar ist, welche Stelle im Unternehmen (z. B. Payroll, Tax, HR) verantwortlich ist.

Außerdem sollten Mitwirkungspflichten der Mitarbeitenden benannt werden, etwa:

  • Einhaltung von Melde- und Visapflichten
  • Informationspflicht bei Änderungen (z. B. Adresse, Familienstand, Aufenthaltsstatus)
  • Beachtung von Compliance-Vorgaben und internen Richtlinien.

Punkt 10: Beendigung der Entsendung und Rückkehr gestalten

Schon bei Beginn der Entsendung sollte der Rückkehrprozess mitgedacht werden. Dazu gehört:

  • welche Ereignisse das Ende der Entsendung auslösen (z. B. Ablauf der vereinbarten Zeit, Projektende, Widerruf unter bestimmten Bedingungen)
  • der zeitliche Rahmen für die Rückkehr nach Deutschland
  • die geplante Position oder Funktion nach der Rückkehr.

Ein geplanter und begleiteter Rückkehrprozess unterstützt die Wiedereingliederung, zum Beispiel durch:

  • frühzeitige Gespräche zu Aufgaben und Entwicklungsperspektiven
  • organisatorische Unterstützung (z. B. Wohnungssuche)
  • Maßnahmen zur Re-Integration ins Team.

Wichtig: Das Ende der Entsendung sowie die wieder geltenden Bedingungen des deutschen Arbeitsvertrags sollten schriftlich bestätigt werden.

Fazit

Eine sorgfältig gestaltete Entsendevereinbarung ist ein wichtiger Baustein für erfolgreiche Auslandseinsätze. Sie schafft Klarheit über Rechte und Pflichten und gibt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden Sicherheit.

Da jede Entsendung individuelle Besonderheiten mit sich bringt, sollten arbeits‑, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragen im Einzelfall gemeinsam mit spezialisierten Fachleuten geklärt werden.