Die beste Vorsorge für Arbeitgeber geschieht nach Meinung von Experten bereits zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses: "Wer regelmäßig ins Ausland entsendet, sollte dies als Option grundsätzlich von vornherein in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Damit ersparen Sie sich mögliche spätere Komplikationen und haben eine eindeutige Basis", sagt Katharina Vorländer, Rechtsanwältin bei Fragomen Global LLP.

Fehlt ein entsprechender Passus, kann der Arbeitgeber im Rahmen des Direktionsrechts den Ort der Tätigkeit bestimmen (§ 106 Satz 1 Gewerbeordnung). Bei Entsendungen ins Ausland kommt es nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichtes Baden-Württemberg auf das Berufsbild und das Tätigkeitsprofil des Arbeitnehmers an. 

Dauert ein Auslandseinsatz länger als einen Monat, muss der Arbeitgeber vor Antritt schriftlich alle Bedingungen dokumentieren (§ 2 Abs. 2 Nachweisgesetz).

Bei längeren Entsendungen wird grundsätzlich unterschieden zwischen Ein- und Mehrvertragsmodellen:

Einvertragsmodell

Das Einvertragsmodell sieht vor, dass ein Arbeitnehmer ausschließlich für den Einsatz im Ausland eingestellt wurde und der Vertrag alle Bedingungen regelt. 

Mehrvertragsmodell

Beim Mehrvertragsmodell wird zusätzlich zum normalen Arbeitsvertrag ein Entsendungsvertrag geschlossen, der während des Auslandseinsatzes gilt. Der heimische Arbeitsvertrag wird in dieser Zeit ruhend gestellt.

Was in einem Vertrag enthalten sein sollte, ist im Online-Nachschlagewerk TK-Lex zusammengefasst.

Entsenderichtlinie und Arbeitsrecht

Mit der neuen Entsenderichtlinie müssen Arbeitgeber bei Auslandseinsätzen eine Reihe von Aspekten aus dem Arbeitsrecht berücksichtigen - unter anderem die maximale Entsendedauer von 18 Monaten. Ausführliche Informationen dazu gibt es in der aktuellen TK-Beilage  Auslandsentsendung - Richtig planen in der Praxis (PDF, 1,7 MB)  für die Zeitschrift "Personalwirtschaft".

Unter anderem wird dort am Beispiel Frankreich erklärt, welche Auswirkungen eine Überschreitung der Maximaldauer hat. "Wenn Sie etwa im Rahmen einer Entsendung nach Frankreich einen Mitarbeiter mit einem lokalen Arbeitsvertrag vor Ort anstellen, ist dieser nur unter bestimmten Bedingungen verlängerbar. Denn das französische Arbeitsrecht sieht für diesen Fall eine Entfristung vor", erklärt Omer Dotou, Leiter Global-Mobility-Services von BDAE Consult. 

Sozialversicherung

Bei der befristeten Entsendung innerhalb der EU sowie für die Schweiz und die EWR-Staaten gilt: Solange der deutsche Arbeitsvertrag weiter besteht und das Weisungsrecht aus Deutschland ausgeübt wird, kann auch das heimische Sozialversicherungsrecht weiter angewendet werden. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften vor, spricht man von  Ausstrahlung . Dies wird dann über die A1-Bescheinigung nachgewiesen. 

Im Sozialversicherungsrecht besteht innerhalb der EU und des EWR eine maximale Entsendedauer von 24 Monaten - danach gilt das Sozialversicherungsrecht des Tätigkeitsstaates. Eine Ausnahmevereinbarung kann einen längeren Zeitraum ermöglichen. 

Auch außerhalb der EU gibt es über bilaterale Verträge entsprechende Regelungen mit Abkommensstaaten , die allerdings bezogen auf den Zeitraum deutlich variieren. 

Mitglieder einer Krankenkasse, die im Auslandseinsatz erkranken, erhalten vom Arbeitgeber die ihnen nach dem Sozialgesetzbuch zustehenden Leistungen (§ 17 SGB V). Auch familienversicherte Angehörige sind damit versorgt. Für Arbeitgeber gilt: Anspruch auf die Leistungen haben Arbeitnehmer auch dann, wenn die Kosten im Ausland deutlich über den in Deutschland üblichen Kosten liegen. Die Krankenkasse erstattet dem Arbeitgeber die von ihm verauslagten Kosten nur bis zu der Höhe, die ihr im Inland entstanden wäre.

Arbeitszeiten und Vergütung

Wie viele Wochenstunden beträgt die Arbeitszeit im Einsatzland? Welcher Mindestlohn gilt? Einen groben Einblick in das Arbeitsrecht im jeweiligen Land bietet die Übersicht des EURES-Portal zur beruflichen Mobilität. Zudem stellt die EU-Kommission im Portal "Ihr Europa" den Zugang zu allen nationalen Webseiten zur Verfügung, die sich mit Entsendungen beschäftigen.

Mehr denn je müssen sich Arbeitgeber mit den Arbeits- und Vergütungsbedingungen befassen, die im Einsatzland gelten, und dies auch bei der Vertragsgestaltung berücksichtigen: Welcher Tarifvertrag gilt für die Tätigkeit vor Ort? Über die Rahmenbedingungen im jeweiligen Land soll EU-weit künftig eine einheitliche Datenbank aufklären, in denen auch sämtliche Tarifverträge hinterlegt sein werden. 

Oft leisten Expats wesentlich mehr Arbeitsstunden als im Heimatland üblich. "Deshalb sollte vertraglich festgelegt sein, wie die entsendungsbedingte Mehrarbeit ausgeglichen werden soll", betont Katharina Vorländer, Rechtsanwältin bei Fragomen Global LLP.

Hinzu kommt: Reisekosten, Verpflegungskosten und die Kosten für die Unterbringung am Einsatzort dürfen EU-weit mit Inkrafttreten der Entsenderichtlinie Ende Juli 2020 nicht mehr vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden. "Stattdessen soll der Arbeitgeber für diese aufkommen und zudem sicherstellen, dass die Arbeitnehmer den nationalen Standards entsprechend untergebracht und versorgt werden", rät Sozialversicherungsexperte Omer Dotou. Angesichts der neuen Regelungen werde es zunehmend unattraktiv, über Subunternehmen günstiges Personal aus sogenannten Billiglohnländern zu beziehen, weil Arbeitnehmer nach den lokalen Bedingungen vergütet werden müssen.

Nach der novellierten EU-Entsenderichtlinie EG 96/71/EG, die von allen Mitgliedstaaten bis Juli 2020 umgesetzt sein muss, gelten im Tätigkeitsstaat die gleichen Rechte für alle EU-Staatsbürger. Das bedeutet: Neben dem gesetzlichen Mindestlohn haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf sämtliche Lohnbestandteile, die im geltenden Tarifvertrag oder per Gesetz verbindlich vorgeschrieben sind. Auch Prämien und Zulagen wie Weihnachtsgeld oder Schlechtwetterzuschläge müssen nun bei der Vergütung berücksichtigt werden", betont Dotou. Alle Neuerungen, die die Entsenderichtlinie betreffen, sind ebenfalls in der TK-Beilage für die Zeitschrift "Personalwirtschaft" zusammengefasst.

Rückkehr nach dem Auslandseinsatz

Auch wenn bei der Vertragsgestaltung daran zunächst oft nicht gedacht wird: Die Rückkehr an den Arbeitsplatz in der Heimat sollte bereits bei der Abreise ins Ausland geregelt sein. So enthält der Entsendungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Regel eine Wiederauflebensklausel, bei der der ursprüngliche Arbeitsvertrag im Rückkehrfall wieder zum Tragen kommt. Fragen zum Thema Rückkehr beantwortet die TK im TK-Service Ausland

Fertige Vorlagen nutzen?

Ein Muster für den Entsendungsvertrag - wie er auch bei TK-Lex zu finden ist  - kann mit gleichlautenden Formulierungen sinnvoll sein, wenn mehrere Kollegen immer wieder grenzüberschreitend im Einsatz sind. "Speziell zu Nachteilsausgleichen, festgelegten Arbeits- und Urlaubszeiten sowie Kostenerstattungen sollten allzu große Differenzen zwischen Mitarbeitern unbedingt vermieden werden", empfiehlt Rechtsanwältin Vorländer. 

Eine sorgfältig erstellte Vorlage könne eine solide Grundlage bilden. Die bloße Nutzung fertiger Vorlagen im Netz hat allerdings ihre Tücken. "Mustervorlagen können Anregungen liefern. Man sollte sie aber unbedingt an die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens und der Entsendungen anpassen", so Vorländer.

Zahlreiche Ratgeber und Publikationen befassen sich mit dem Thema Entsendungen und der rechtssicheren Gestaltung von Verträgen. Unter dem Stichwort "Entsendungsvertrag" finden Sie zum Beispiel bei TK-Lex eine umfangreiche Sammlung von Informationen für Arbeitgeber.