Seit Jahren ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) als dreiseitiges und selbstdurchschreibendes Papierformular bekannt: Die kleine Ausfertigung ist für den Arbeitgeber bestimmt, die größere für die Krankenkasse und eine weitere für den Versicherten. Doch spätestens ab Mitte 2022 wird alles anders, denn aus der Papier-AU wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Das erfordert zwar von allen Beteiligten eine Anpassung in ihren Systemen, doch wenn die erfolgt ist, bedeutet das neue Verfahren eine Vereinfachung.

Was müssen Arbeitgeber bei der Umstellung vom Papierformular auf die eAU beachten?

Zuerst eine gute Nachricht: Bis zum 30. Juni 2022 ändert sich für Arbeitgeber im Verfahren nichts. Der Arbeitnehmer muss weiterhin eine Ausfertigung der AU an den Arbeitgeber weiterleiten. Denn die Anbindung der Arbeitgeber an das elektronische Verfahren erfolgt erst zum 1. Juli 2022 (3. Bürokratieentlastungsgesetz). Bis zum 30. Juni 2022 sind Arbeitnehmer daher weiterhin dazu verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber mittels ärztlicher Bescheinigung nachzuweisen.

Umstellung zum 1. Juli 2022

Auf die Umstellung zum 1. Juli 2022 sollten sich Arbeitgeber jedoch intensiv vorbereiten: Denn dann greift die Änderung im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Durch das elektronische Meldeverfahren entfällt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (bisher § 5 Abs. 1 Satz 2 bis 5 EntgFG). Den Wegfall dieser Vorlagepflicht regelt der neue Absatz 1a Satz 1 EntgFG. Arbeitnehmer müssen sich zwar weiterhin unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber arbeitsunfähig melden, den Nachweis darüber ruft der Arbeitgeber aber dann über sein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm ab.

Die Teilnahme am Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für die Krankenkassen schon ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend, denn ab diesem Zeitpunkt können Arbeitgeber im Rahmen eines Pilotbetriebs die AU-Daten bei der Krankenkasse abrufen. Sofern Arbeitgeber Meldungen über Arbeitsunfähigkeitszeiten von den Krankenkassen anfordern, müssen sie dafür den Datenaustausch eAU verwenden. Die Anforderung von AU-Zeiten darf nur über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen gestellt werden.

Prozesse und Abläufe anpassen

Für Arbeitgeber bedeutet die Umstellung auf die eAU auch gleichzeitig eine Anpassung ihrer Prozesse und Abläufe. Eine rechtzeitige Vorbereitung ist wichtig, um die Einführung der eAU in bestehende Prozesse zu integrieren und alle Beteiligten frühzeitig in die Änderungen einzubeziehen.

Denn zukünftig überreichen Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern nach der AU-Anzeige auch nach dem dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit kein ärztliches Attest mehr. Die Information über die tatsächliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit erhalten Arbeitgeber erst durch den Abruf bei der gesetzlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Die Krankenkasse hat nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen, die insbesondere die folgenden Daten enthält:

  • Den Namen des Beschäftigten,
  • den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  • das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
  • die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
  • die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Im Ergebnis bedeutet dies für Arbeitgeber: Ohne einen Abruf aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm werden keine Daten durch die Krankenkasse übermittelt. Erst durch den aktiven Abruf übermittelt die Krankenkasse die Daten der eAU. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Abruf nur für einzelne Arbeitnehmer zulässig ist. Ein Abruf für alle Beschäftigten eines Unternehmens - ohne dass diese arbeitsunfähig sind - ist nicht erlaubt.

Die eAU bringt daher Änderungen im Ablauf mit sich: Aktuell erfassen Vorgesetzte Fehlzeiten häufig selbst und korrigieren sie im Zeiterfassungssystem, sobald ihnen die Papierbescheinigung vorliegt. Da diese in Zukunft entfällt, muss die Erfassung neu organisiert werden.

Ein neuer Ablauf könnte so aussehen: Meldet sich ein Arbeitnehmer bei seinem Vorgesetzten arbeitsunfähig, informiert dieser entweder die Entgeltabrechnung direkt darüber oder hinterlegt im Zeiterfassungssystem z.B. die Fehlzeit "krank ohne AU". Der Datensatz muss anschließend aus dem Zeiterfassungssystem in die Entgeltabrechnung übertragen werden, denn nur dort kann der Abruf der eAU erfolgen. Anschließend muss der Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm an die Zeiterfassung zurückübertragen werden mit der Angabe "krank mit AU" und der Dauer der Erkrankung. Diese Informationen stehen in Zukunft erst nach dem Abruf und der Übermittlung der eAU zur Verfügung. 

Ist das neue Verfahren erst etabliert, werden alle Beteiligten im Unternehmen über die Dauer der Erkrankung informiert. 

Eine umfangreiche Verfahrensbeschreibung vom GKV-Spitzenverband soll Krankenkassen, Softwarehäuser, Arbeitgeber und Minijobzentrale bei der Einrichtung und beim laufenden Betrieb des Verfahrens unterstützen. Die "Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU)" ab 1. Januar 2022 ist auf der Seite 
gkv-datenaustausch.de als PDF abrufbar.

Über den Gastautor

Markus Stier ist seit Jahren als Unternehmensberater und Fachbuchautor tätig. Er ist Leiter des alga-Competence-Center und Chefredakteur der renommierten Fachzeitschrift LOHN+GEHALT von Datakontext.