Digitales Datenaustauschverfahren: Nachweis der Elterneigenschaft ab 1. Juli 2025
Um den Beitrag zur Pflegeversicherung für Mitarbeitende korrekt zu berechnen, müssen Arbeitgeber die Anzahl der Kinder ihrer Beschäftigten wissen. Für Kinderlose wird ein Zuschlag erhoben. Für Familien mit mehreren jüngeren Kindern gibt es Beitragsentlastungen. Seit 1. Juli 2025 rufen Arbeitgeber die dafür nötigen Angaben über das digitale Austauschverfahren "DaBPV" ab.
Familien mit mehreren Kindern unter 25 Jahren können seit Juli 2023 Beitragsabschläge beim Pflegeversicherungsbeitrag geltend machen. Das heißt, sie zahlen weniger als Familien mit nur einem Kind oder kinderlose Personen. Damit sollen vor allem kinderreiche Familien in der Kindererziehungsphase finanziell entlastet werden.
Tipp: Welche Abschläge möglich sind und wie die Berechnung funktioniert, erklären wir Ihnen in unseren FAQ für Arbeitgeber zum Pflegeversicherungsbeitrag.
Um den jeweiligen Pflegeversicherungsbeitrag korrekt zu berechnen, benötigen Arbeitgeber also Angaben über die Elterneigenschaft sowie über die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder.
Bis zum 30. Juni 2025 galt dafür eine vereinfachte Nachweisregelung. Diese ist nun ausgelaufen: Seit 1. Juli 2025 müssen Arbeitgeber die Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder über das "Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung" (DaBPV) abrufen. Damit nutzen sie im Prinzip die Daten der Meldebehörden und Finanzämter, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als zentrale Datenquelle bereitgehalten werden. Der Vorteil des digitalen Verfahrens: Durch den erstmaligen Abruf wird eine Art Abonnement angelegt, durch das der Arbeitgeber anschließend aktiv über Änderungen informiert wird.
Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?
Für laufende Beschäftigungen: Initialabruf bis 31. Dezember 2025
Für Bestandsfälle - also Beschäftigte, die schon vor dem 1. Juli 2025 laufend bei Ihnen beschäftigt sind - müssen Sie einen Initialabruf vornehmen. Diese Initialmeldungen müssen bis 31. Dezember 2025 abgeschlossen sein (siehe Verfahrensbeschreibung Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) vom 12.12.2024 (PDF, 709 kB, nicht barrierefrei) v. 12.12.2024, Punkt 3.2.7)
Indem Sie den Abruf durchführen, legen Sie eine Art Abo für jede beschäftigte Person an. Zukünftige Änderungen werden Ihnen dann aktiv mitgeteilt, ohne dass Sie dafür einen neuen Datensatz absenden müssen.
Wichtig zu wissen: Wird ein Kind 25 Jahre alt, kann es für den Beitragsabschlag nicht mehr angerechnet werden. Darüber erfolgt allerdings keine gesonderte Meldung. Sie können stattdessen in der Ursprungsmeldung ablesen, wie lange ein Kind angerechnet werden kann (Angabe einer Gültigkeit).
Neue Beschäftigungen ab 1. Juli 2025
Bei Neueinstellungen gilt: Als Arbeitgeber müssen Sie beim Beginn einer pflegeversicherungspflichtigen Beschäftigung eine zusätzliche Meldung über ihr Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal an die Datenstelle der Rentenversicherung abgeben. Bei Neuanstellungen gilt eine Frist von 7 Tagen für die Meldung.
Auch in diesem Fall wird ein Abo angelegt. Wenn sich zukünftig Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und die Anzahl der anrechenbaren Kinder ergeben, erhalten Sie als Arbeitgeber automatisch die entsprechenden Meldungen.
Beendigung des Abrufs
Wenn der Grund für den Datenabruf entfällt, muss das Abonnement beendet werden. Das ist zum Beispiel der Fall bei Kündigung, Ende des Rentenbezugs oder bei einem Todesfall.
Historienanfragen für zurückliegende Zeiträume
Bei Historienanfragen können Arbeitgeber Angaben für zurückliegende Zeiträume erfragen. Dafür geben sie ein Bis-Datum an (das nicht in der Zukunft liegen darf). Außerdem darf der Beginn des Zeitraums (Ab-Datum) nicht länger als 4 Kalenderjahre zurückliegen.
Hinweis: Wenn Arbeitgeber Daten benötigen, die länger als 4 Jahre zurückliegen, müssen sie die Daten direkt bei der beschäftigten Person erfragen und belegen lassen. Für diesen Fall kann der DaBPV nicht genutzt werden.
Was nicht über den Datenaustausch abgedeckt werden kann
Nicht immer stimmen die Angaben aus dem Datenaustausch mit den Angaben der Beschäftigten überein. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Kinder steuerlich nicht erfasst sind. Dann können sie vom BZSt nicht gemeldet werden.
In solchen Fällen klären Sie bitte den Sachverhalt mit Ihren Beschäftigten.
Weitere Informationen, Verfahrensbeschreibung und Hinweise
- Die Datenstelle der Renteversicherung (DSRV) informiert auf ihrer Seite ausführlich über aktuelle Hinweise zum Verfahren, zu möglichen Fehlerquellen und häufigen Fragen: DSRV-Seite zum DaBPV
- Auch der GKV-Spitzenverband stellt Informations- und Rundschreiben zum Austauschverfahren und zur Elterneigenschaft zur Verfügung: GKV-Datenaustausch Übersichtsseite
- Beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) finden Sie Erklärungen rund um den Datenabruf: FAQ zum PUEG
Ausführlich informiert - mit unserem Webinar-Mitschnitt
Sie möchten sich die wichtigsten Infos und Regelunge rund um das digitale Verfahren DaBPV noch einmal in Ruhe ansehen?
In unserem Webinar-Mitschnitt zeigt die Fachexpertin, wie das neue Datenaustauschverfahren funktioniert, und erklärt die Hintergründe. Das Webinar fand in Kooperation mit Haufe statt.
