So können Sie die Krankmeldungen für Ihre Beschäftigten erfassen

Seit 2023 rufen Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) nur noch digital ab. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Sie erhalten die Meldung direkt von der Krankenkasse und nicht mehr als Bescheinigung von Ihren Mitarbeitenden. Damit Sie das digitale Verfahren optimal nutzen können, ist es wichtig, dass Sie Ihre internen Abläufe anpassen.

Um die AU in Ihrem System zu erfassen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Beispielsweise könnten Vorgesetzte die Fehlzeiten der Beschäftigten zunächst selbst im Zeiterfassungs-System eintragen oder die Infos zur AU direkt an die Entgeltabrechnung weitergeben.

Wie Sie die Erfassung von Krankmeldungen bei sich im Unternehmen organisieren können, haben wir anhand von zwei Beispielen für Sie dargestellt.

Schritt für Schritt: Unsere Beispiele zur Erfassung der eAU

Beispiel 1: Sie nutzen das Zeiterfassungssystem zur weiteren Bearbeitung von AUs

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Zeiterfassungssystem nutzen, können Sie dies verwenden, um die AU einer beschäftigten Person zu erfassen und die Daten an die Entgeltabrechnung weiterzugeben - und so den Abruf der eAU anzustoßen.

Der Ablauf würde dann so aussehen:

Beschäftigte informieren ihre Vorgesetzten über die AU.
Die Vorgesetzten tragen die Fehlzeit im Zeiterfassungs-System ein.
Der Datensatz wird vom Zeiterfassungs-System in die Entgeltabrechnung übertragen.
Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
Der eAU-Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm wird an die Zeiterfassung übertragen.

Beispiel 2: Vorgesetzte informieren direkt die Entgeltabrechnung

Ein anderer Weg wäre es, die AU der Beschäftigten über die Entgeltabrechnung erfassen zu lassen. Dann wäre der Ablauf so:

Die Beschäftigten informieren ihre Vorgesetzten über die AU.
Die Vorgesetzten informieren die Entgeltabrechnung über die gemeldete Arbeitsunfähigkeit.
Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
Der eAU-Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm wird an die Zeiterfassung übertragen.

Gesetzlich geregelte Fristen für das ärztliche Attest

Die Anzeige- und Nachweispflicht Ihrer Mitarbeitenden ist in § 5 EFZG gesetzlich geregelt: Spätestens am 4. Tag der Krankheit müssen sich Beschäftigte eine digitale ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, die Bescheinigung schon ab dem 1. Tag einzufordern.

Papierbescheinigung als Notlösung bei technischen Störungen

Bei technischen Störungen können Praxen über ihr Praxisverwaltungssystem eine Papierbescheinigung ausdrucken und diese entweder selbst per Post direkt an die Krankenkasse schicken oder den Beschäftigten mitgeben. Auf dieses Ersatzverfahren soll aber nur im Ausnahmefall zurückgegriffen werden. Unabhängig von technischen Störungen können Beschäftigte weiterhin noch eine Papierbescheinigung von ihrer Praxis bekommen. Diese Bescheinigung wird jedoch nicht an Sie als Arbeitgeber weitergeleitet, sondern ist nur ein Nachweis für die eigenen Unterlagen Ihrer Beschäftigten. Informationen dazu finden Sie auf der Seite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) in den häufigen Fragen zur eAU.

Wichtige Ausnahmen: Wann keine eAU möglich ist

In diesen Fällen ist aktuell noch keine digitale Bescheinigung möglich:

Krankheit eines Kindes ( Kinderkrankengeld )
Privat versicherte Beschäftigte
AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
Minijobs in Privathaushalten

Da bei diesen Ausnahmen noch eine Vorlagepflicht besteht, erhalten die Beschäftigten jeweils einen Ausdruck für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und sich selbst.

Minijobs in Unternehmen - Daten werden digital abgerufen

Auch für Minijobber bis 556 Euro rufen Sie die eAU-Daten von der Krankenkasse ab. Die Info, welche Krankenkasse zuständig ist, erhalten Sie von Ihrem Minijobber - zum Beispiel zum Beginn der Beschäftigung über einen Einstellungs-Fragebogen.

Wichtige Einschränkungen beim Abruf der eAU

Krankenkassen dürfen Arbeitgebern keine konkreten Diagnosen nennen oder Angaben über die Art der Erkrankung machen.

Außerdem können Arbeitgeber nicht pauschal eAU-Daten für Ihre Beschäftigten "abonnieren". Sie müssen für jeden Beschäftigten individuell eine Erst- oder Folgebescheinigungen anfordern.

Weitere Infos

Die häufigsten Fragen von Arbeitgebern haben wir in unserem FAQ-Katalog " Datenaustausch eAU " beantwortet.

Sie wollen es noch genauer wissen? Der GKV-Spitzenverband hat eine ausführliche Verfahrensbeschreibung herausgegeben. Die "Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU)" sowie weitere Grundsätze können Sie direkt auf der Seite gkv-datenaustausch.de abrufen.

SV-Meldeportal: Tutorial zum eAU-Datenabruf

Die ITSG hat außerdem ein Video-Tutorial erstellt, wie Arbeitgeber die eAU-Daten über das SV-Meldeportal abrufen können. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel eAU-Datenabruf über das SV-Meldeportal .

eAU-Verfahren: Überblick im Video

Sie wollen nur kurz wissen, wie das eAU-Verfahren grundsätzlich funktioniert? Mit unserem animierten Erklärfilm können Sie sich einen Überblick verschaffen: