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Ausnah­me­ver­ein­ba­rung - so verlän­gern Sie den deut­schen Sozi­al­ver­si­che­rungs­schutz bei langen Entsen­dungen

Planen Sie eine Entsendung über mehrere Jahre? Sichern Sie mit einer Ausnahmevereinbarung den deutschen Sozialversicherungsschutz Ihrer Mitarbeitenden. So können Sie doppelte Beiträge vermeiden und Verwaltungsaufwand sparen.

Wann brauchen Sie eine Ausnahmevereinbarung?

Eine Ausnahmevereinbarung ist sinnvoll, wenn die Entsendung die gesetzliche maximale Dauer überschreitet. Solche Höchstdauern gelten in der EU/EWR und in Abkommensstaaten.

Ohne Ausnahmevereinbarung gilt das Recht des Einsatzlandes - mit möglichen Mehrkosten. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Mitarbeitenden im Einsatzland versichern.

Vorteile der Ausnahmevereinbarung:

  • keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge
  • weniger Bürokratie und Lohnabrechnungsaufwand
  • Kontinuität für Mitarbeitende (z. B. bei der Rente)

Wichtig: In Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen ist keine Ausnahmevereinbarung möglich. 

Mehr Infos dazu finden Sie unserem Artikel: Vertragsloses Ausland: Was gilt bei Entsendungen in Länder ohne bilaterale Abkommen?

Entsendungen in der EU: Maximal 24 Monate

Innerhalb der EU gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 : Ihre Mitarbeitenden bleiben maximal 24 Monate in Deutschland sozialversichert.

Danach greift grundsätzlich das Sozialversicherungsrecht des Einsatzlandes.

Beantragen Sie rechtzeitig eine Ausnahmevereinbarung, um den Schutz zu verlängern.

Entsendungen in Abkommensstaaten: oft längere Fristen möglich

Deutschland hat mit vielen Drittstaaten (Länder außerhalb der EU) Sozialversicherungsabkommen geschlossen, die häufig längere Fristen erlauben.

Beispiele:

  • USA: 60 Monate
  • China: 48 Monate
  • Ägypten: 36 Monate

Tipp: Eine praktische Übersicht über die verschiedenen Fristen finden Sie in unserem Artikel Sozialversicherungsabkommen .

Achtung: Viele Abkommen regeln nur einzelne Zweige der Sozialversicherung - häufig die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Krankenversicherung müssen Sie oft separat klären. 

Das bedeutet für Sie: 

  • Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden weiterhin in Deutschland krankenversichert bleiben können (z. B. über eine freiwillige Versicherung).
  • Alternativ: Schließen Sie eine private Auslandskrankenversicherung ab.
  • Oder: Ihre Mitarbeitenden müssen sich im Einsatzland krankenversichern.

Voraussetzungen und Risiken einer Ausnahmevereinbarung

Eine Ausnahmevereinbarung ist immer eine Einzelfallentscheidung. Das gilt auch innerhalb der EU - wenn die Entsendung länger als 24 Monate dauern soll.

Die Voraussetzungen entsprechen den allgemeinen Regeln für eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn.

Voraussetzungen sind zum Beispiel:

  • Geplante Rückkehr nach Deutschland
  • Bestehender deutscher Arbeitsvertrag während der gesamten Entsendung

Wichtig: Es gibt keinen Rechtsanspruch - beide Staaten müssen zustimmen. Die Verhandlungen zwischen den Staaten übernimmt die DVKA .

Wenn der Antrag abgelehnt wird, gilt das Recht des Einsatzlandes. Lehnt das Einsatzland ab, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden im Ausland versichern - oft mit Mehrkosten und zusätzlichem Aufwand.

Wie lange gilt eine Ausnahmevereinbarung?

In der Regel bis zu 5 Jahre.

Gut zu wissen: Eine weitere Verlängerung ist möglich - allerdings nur, wenn Sie eine neue Ausnahmevereinbarung beantragen und beide Staaten zustimmen.

So stellen Sie den Antrag: Schritt-für-Schritt-Anleitung

To-doGut zu wissen

 Frühzeitig beantragen

(am besten 4 Monate vor Beginn der Entsendung)

Das gilt besonders dann, wenn

  • der Einsatz in der EU länger als 24 Monate dauert
  • oder ein Abkommensstaat betroffen ist.

Den Antrag stellen Sie elektronisch - entweder über das SV-Meldeportal oder über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. 

Mehr Infos zur Ausnahmevereinbarung finden Sie auf der Seite der DVKA .

Begründen Sie überzeugend
  • Warum ist die lange Entsendung für Ihr Unternehmen notwendig?
  • Wie lange soll sie dauern?
  • Warum ist die deutsche Sozialversicherung wichtig (z. B. für die Rente)?
Pflicht: Einverständnis der Mitarbeitenden mitschickenIhre Beschäftigten müssen zustimmen, dass die Ausnahmevereinbarung auch in ihrem Interesse ist.

Fügen Sie diese Erklärung unbedingt dem Antrag bei.

Typische Fehler und Folgen: Ihre Checkliste

  • Kein Antrag: Doppelte Beiträge (in Deutschland und im Einsatzland) mit Beitragsnachforderungen für die gesamte Entsendezeit, Lohnkorrekturen
  • Zu spätes Einreichen: Nachträgliche Anmeldung im Ausland
  • Fehlende Begründung: Höheres Ablehnungsrisiko.

Merken Sie sich: Die Ausnahmevereinbarung gilt nur für die Sozialversicherung. Prüfen Sie separat Folgendes:

  • Aufenthaltsrecht
  • Arbeitsrecht
  • Steuerrecht

Mehr Infos