Ungewollte Betriebsstätte im Ausland: So vermeiden Sie teure Überraschungen

Schneller als gedacht kann Ihr Unternehmen im Ausland steuerlich "ansässig" werden.

Die Folge: Steuerpflicht im Ausland - teilweise sogar rückwirkend. Wir zeigen Ihnen die Risiken und wie Sie sie vermeiden.

Was ist eine Betriebsstätte?

Eine Betriebsstätte ist ein fester Ort im Ausland, über den Ihr Unternehmen tätig wird.

Typische Beispiele sind:

ein Büro

eine Niederlassung

eine Baustelle

eine Werkstatt

Aber auch weniger offensichtliche Fälle können problematisch sein.

Wichtig: Es zählt vor allem die Sicht des Einsatzlandes - nicht nur das deutsche Recht.

Wann eine Betriebsstätte entstehen kann - 3 typische Fälle

1. Fester Arbeitsplatz im Ausland

Arbeiten Ihre Beschäftigten dauerhaft von einem festen Ort im Ausland?
Zum Beispiel:

in einem gemieteten Büro

in einem dauerhaft genutzten Co-Working-Space

in einem regelmäßig genutzten Home-Office

Dann kann das als feste Geschäftseinrichtung gelten.

Achtung: Auch ein  Home-Office  kann zur Betriebsstätte werden, wenn Ihre Mitarbeitenden es dauerhaft für betriebliche Zwecke nutzen.

2. Entscheidungsbefugnis vor Ort

Haben Mitarbeitende im Ausland das Recht,

Verträge abzuschließen

Preise zu verhandeln

Ihr Unternehmen nach außen zu vertreten?

Dann kann eine sogenannte Vertreter-Betriebsstätte entstehen.

Das gilt auch ohne eigenes Büro.

3. Baustellen/Projekte

Bei Bau- und Montageprojekten gibt es oft feste Zeitgrenzen.

Viele Doppelbesteuerungsabkommen (

DBA

) sehen vor: Ab einer bestimmten Dauer entsteht automatisch eine Betriebsstätte.

In vielen Fällen gilt eine Grenze von 12 Monaten. Dauert ein Bauprojekt länger, wird Ihr Unternehmen im Einsatzland steuerlich erfasst.

Wichtig: Je nach Land kann die Grenze auch kürzer sein - zum Beispiel 6 Monate. Prüfen Sie deshalb immer das konkrete Doppelbesteuerungsabkommen.

Besonderes Risiko: Mobiles Arbeiten

Erlauben Sie mobiles Arbeiten im Ausland? Dann sollten Sie genau hinschauen.

Prüfen Sie besonders:

Ist das Arbeiten freiwillig?

Stellen Sie Möbel oder IT-Ausstattung zur Verfügung?

Gibt es einen festen Arbeitsplatz in Deutschland?

Diese Faktoren können Hinweise auf eine Betriebsstätte sein. Entscheidend sind immer die Gesamtsituation und die Regelungen im jeweiligen Land.

Einige Staaten prüfen sehr genau, ob das Home-Office faktisch eine feste Geschäftseinrichtung ist.

Tipp: Halten Sie vertraglich fest, dass das mobile Arbeiten freiwillig erfolgt und weiterhin ein Arbeitsplatz in Deutschland besteht. Vermeiden Sie Formulierungen, die auf eine dauerhafte Tätigkeit im Ausland hindeuten ("Die Mitarbeiterin arbeitet dauerhaft aus Spanien für das Unternehmen").

OECD-Kriterien für Betriebsstätten im Home-Office

Zum 19. November 2025 hat die OECD ihr Musterabkommen aktualisiert und die Kriterien für eine Betriebsstättengründung konkreter ausgearbeitet.

Weitere Details finden Sie auf der

OECD-Webseite

im Update 2025 zum OECD-Musterkommentar, Abschnitt "Cross-border working from a home or other relevant place" (Art. 5 OECD Model Tax Convention, Rz. 44.1-44.21).

Daraus lassen sich 2 wichtige Faustregeln ableiten:

Weniger als 50 Prozent Home-Office: eher keine Betriebsstätte.

Mehr als 50 Prozent Home-Office + geschäftlicher Grund: Risiko steigt deutlich

Wichtig: Wenn das Home-Office nur aus Gründen wie Mitarbeiterbindung oder Kosteneinsparung erlaubt ist, spricht das eher gegen eine Betriebsstätte.

Aber: Diese Kriterien sind noch nicht in allen DBA umgesetzt.

So sieht es aktuell in Deutschland aus

Die deutsche Finanzverwaltung sieht Home-Office im Ausland oft nicht als Betriebsstätte, da dem Arbeitgeber die Verfügungsmacht über private Räume fehlt (auch bei Mietübernahme oder einem fehlenden Alternativarbeitsplatz).

Das kann zu Konflikten führen: Während Deutschland keine Betriebsstätte annimmt, kann das Einsatzland dies anders bewerten.

Folge: Es droht eine Doppelbesteuerung.

Für Sie heißt das: Prüfen Sie immer beide Seiten - deutsches Recht und die Sicht des Tätigkeitsstaates.

Wichtig: Die OECD-Kriterien gelten noch nicht überall. Prüfen Sie daher, ob das Doppelbesteuerungsabkommen mit dem jeweiligen Land bereits angepasst wurde. Ist das nicht der Fall, gelten weiterhin die bisherigen Regelungen.

Welche Folgen hat eine ausländische Betriebsstätte?

Entsteht eine Betriebsstätte, kann das für Sie bedeuten:

Körperschaft- oder Unternehmenssteuer im Ausland

Registrierungspflicht bei ausländischen Behörden

Buchführungs- und Erklärungspflichten

mögliche Lohnsteuerpflicht im Tätigkeitsstaat

Wichtig: Die 183-Tage-Regel greift nicht, wenn eine ausländische Betriebsstätte den Arbeitslohn wirtschaftlich trägt. Dann darf das Einsatzland besteuern - unabhängig von der Aufenthaltsdauer. Das kann zu unerwarteten Steuerlasten und Nachzahlungen führen.

So vermeiden Sie eine Betriebsstätte im Ausland

Einsatz im Vorfeld prüfen

Klären Sie vor jeder Entsendung:

Wie lange dauert der Einsatz?

Welche Aufgaben übernimmt die entsendete Person?

Hat sie Entscheidungsbefugnisse?

Wo arbeitet sie konkret?

Doppelbesteuerungsabkommen prüfen

Deutschland hat mit vielen Staaten Doppelbesteuerungsabkommen (

DBA

) geschlossen. Diese regeln, wann eine Betriebsstätte vorliegt, und welcher Staat besteuern darf.

Verträge klar formulieren

Regeln Sie schriftlich:

Freiwilligkeit des mobilen Arbeitens

Fortbestehen des Arbeitsplatzes in Deutschland

keine Abschlussvollmacht im Ausland (wenn gewünscht)

Steuerberatung einbinden

Gerade bei längeren Einsätzen oder leitenden Funktionen sollten Sie frühzeitig steuerlichen Rat einholen.

Denn: Die Auslegung kann je nach Staat unterschiedlich sein.

Wichtig: Steuer- und Sozialversicherung immer zusammen prüfen

Klären Sie nicht nur die steuerliche, sondern auch die sozialversicherungsrechtliche Einordnung.

Grund: Wenn keine Entsendung mehr vorliegt, kann sich die Zuständigkeit der Sozialversicherung ändern - mit direkten Auswirkungen auf Beiträge und Meldepflichten.

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