Worka­tion: Diese Comp­li­ance-Risiken müssen Sie kennen

Dürfen Mitarbeitende einfach aus dem Ausland arbeiten? 

Kurz: Nein - nur mit Ihrer Zustimmung.

• Als Arbeitgeber bestimmen Sie den Arbeitsort. Das bedeutet: Workation ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung als Arbeitgeber möglich.
• Regeln Sie Workation klar im Arbeits- oder Zusatzvertrag.

Workation = Home-Office mit Sonne?

Workation kann nicht einfach mit Home-Office an einem schöneren Ort gleichgesetzt werden.

Bei Workation gilt: Sie als Arbeitgeber müssen alle gesetzlichen Vorgaben sicherstellen - egal, wer den Auslandsaufenthalt wollte. 

Workation = Compliance-Sache

Compliance bedeutet: Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Regeln. Workation betrifft dabei gleich mehrere Rechtsgebiete zur selben Zeit - auch wenn es der Wunsch der Beschäftigten war.

Die Verantwortung bleibt zu 100 Prozent bei Ihnen als Arbeitgeber.

Risiko 1: Arbeiten mit Touristenvisum = illegal

Arbeiten (Büro oder Hotel) mit Touristenvisum ist verboten. 

Wer im Ausland arbeitet, braucht in der Regel:

• ein Arbeitsvisum
• gegebenenfalls eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis  

Folgen bei Verstößen:

• Geldstrafen
• Abschiebung
• Einreiseverbote
• Schadenersatzforderungen gegen den Arbeitgeber

Risiko 2: Sozialversicherungsrecht

Workation ist sozialversicherungsrechtlich kein Sonderfall. Die Sozialversicherungsträger behandeln sie in der Regel wie eine Entsendung - sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Entscheidend ist also nicht, warum der Auslandsaufenthalt erfolgt, sondern dass Beschäftigte vorübergehend im Ausland arbeiten und das Arbeitsverhältnis in Deutschland bestehen bleibt.

Für Workation-Aufenthalte in der EU bedeutet das: Ohne A1 geht es nicht!

Bei Entsendungen in Staaten mit Sozialversicherungsabkommen legt das jeweilige Abkommen fest, welches Sozialversicherungsrecht gilt. 

Besonders bei Workation in Staaten ohne Sozialversicherungsabkommen können finanzielle Risiken entstehen (z. B. durch eine Doppelversicherung ).

Beispiel: Workation in einem Staat ohne SV-Abkommen

Ein IT-Spezialist möchte 6 Monate aus Argentinien arbeiten. 

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: 

• Die Sozialversicherung kann die Workation als Entsendung einordnen (z. B. anhand der Dauer, Weisungsbefugnis etc.)
• Mit Argentinien besteht kein Sozialversicherungsabkommen. Es greift das Territorialprinzip des Beschäftigungslandes.
• Ergebnis: Es drohen doppelte Sozialversicherungsbeiträge.

Tipp: Wenn Ihnen als Arbeitgeber Mehrkosten aufgrund der Workation entstehen, können Sie eine Kostenbeteiligung durch die Mitarbeitenden vertraglich regeln. 

Krankenversicherung: Ihre Haftung bleibt bestehen

Auch unabhängig vom anwendbaren Sozialversicherungsrecht tragen Sie als Arbeitgeber weiterhin Verantwortung für die medizinische Absicherung (z. B. Arztkosten, Rücktransport) Ihrer Beschäftigten im Ausland.

Tipp: Eine Auslandskrankenversicherung ist zwar nicht verpflichtend, aber sehr empfehlenswert. Dadurch werden Kosten kalkulierbar und Risiken für beide Seiten reduziert.

Risiko 3: Steuerrecht

Auch steuerlich kann Workation Folgen haben - für Ihre Beschäftigten und für Sie als Arbeitgeber.

Doppelbesteuerungs-Risiko (183-Tage-Regel beachten)

Hält sich jemand länger im Ausland auf, kann sich das Besteuerungsrecht verlagern.

• Überschreitet der Aufenthalt die 183 Tage, darf das Einsatzland häufig den Arbeitslohn besteuern.
• Ob es tatsächlich dazu kommt, hängt vom jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) ab.
• Eine Doppelbesteuerung ist möglich, wenn die Voraussetzungen nicht komplett geprüft sind.

Betriebsstätten-Risiko

Bei längeren oder regelmäßig wiederkehrenden Workation-Aufenthalten kann außerdem ein weiteres Risiko entstehen:

• Unter Umständen begründet der Auslandsaufenthalt eine Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat.
• Das kann dazu führen, dass dort Unternehmensgewinne steuerpflichtig werden.

Wichtig: Dieses Risiko steigt mit der Dauer des Aufenthalts und dem Grad der Tätigkeit (z. B. Kundenkontakt, Entscheidungsbefugnisse).

Informationspflicht: Arbeitgeber müssen aufklären

Als Arbeitgeber haben Sie eine Informationspflicht gegenüber Ihren Beschäftigten.

Das bedeutet konkret:

• Informieren Sie frühzeitig darüber, dass Workation steuerliche Folgen haben kann, dass sich das Besteuerungsrecht verlagern kann und dass gegebenenfalls zusätzliche Steuern entstehen.
• Machen Sie klar, wer wofür verantwortlich ist (z. B. Steuererklärung im Ausland).
• Dokumentieren Sie diese Hinweise - etwa in einer Zusatzvereinbarung zur Workation.

Datenschutz und IT-Sicherheit nicht vergessen

Je nach Tätigkeit brauchen Ihre Mitarbeitenden zusätzliche Schutzmaßnahmen:

• sichere VPN-Verbindungen
• verschlüsselte Endgeräte
• Sichtschutz für Bildschirm
• klare Vorgaben zur Datennutzung im Ausland

Wichtig: Diese Maßnahmen gehören zu Ihrer Organisations- und Schutzpflicht. Die dafür notwendigen Kosten tragen in der Regel Sie als Arbeitgeber.

Checkliste: Workation rechtssicher vorbereiten

Bevor Sie einer Workation zustimmen, prüfen Sie:

• In welchem Land findet die Workation statt - und wie lange?
• Welche Staatsangehörigkeit hat der oder die Mitarbeitende?
• Braucht es ein Visum oder eine Arbeits- bzw. Aufenthaltserlaubnis?
• Welches Sozialversicherungsrecht gilt - und ist eine A1-Bescheinigung erforderlich?
• Gibt es steuerliche Risiken, z. B. durch die 183-Tage-Regel?
• Sind Datenschutz und IT-Sicherheit im Ausland gewährleistet?
• Ist die Workation arbeitsvertraglich (z. B. durch Entsendungs- oder Zusatzvereinbarung) geregelt?

Klare Regeln, eine strukturierte Prüfung und frühzeitige Abstimmung vermeiden Risiken - besonders bei Sozialversicherung, Aufenthaltsrecht und Steuern.

So schützen Sie Ihr Unternehmen und geben Ihren Beschäftigten gleichzeitig die nötige Sicherheit.

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