Sozi­al­ver­si­che­rung: Kein Firmen­sitz in Deutsch­land? So melden Sie Mitar­bei­tende korrekt an

In der Europäischen Union gilt: Beschäftigte, die in einem Mitgliedstaat arbeiten, unter-liegen der dortigen Sozialversicherungspflicht - unabhängig davon, in welchem Land der Arbeitgeber seinen Sitz hat. 

Grundlage ist Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) 987/09.

Danach muss ein ausländischer Arbeitgeber seine Beschäftigten in Deutschland in der Sozialversicherung anmelden und Beiträge zahlen, genauso als hätte das Unternehmen in Deutschland einen Sitz.

2 Ausnahmen

In 2 Ausnahmefällen ist ein ausländischer Arbeitgeber nicht zur Anmeldung seiner Beschäftigten verpflichtet:

• Die Beschäftigten sind im Rahmen einer Entsendung nur vorübergehend für ihren ausländischen Arbeitgeber in Deutschland im Einsatz ( Einstrahlung ).
• Für den Arbeitnehmer gilt eine Ausnahmevereinbarung , die zwischen den Sozialversicherungsträgern der Länder vereinbart wird. Auf deutscher Seite ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland ( DVKA ) zuständig.

Beschäftigte in Deutschland zur Sozialversicherung anmelden - so geht's

Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeitende in Deutschland sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen, brauchen Unternehmen eine Betriebsnummer. Diese wird von der Agentur für Arbeit vergeben (hier geht es zum Online-Antrag). Nur mit dieser Nummer ist die Registrierung für das Meldeverfahren bei den deutschen Sozialversicherungsträgern möglich. 

Krankenkasse wählen

Beschäftigte haben in Deutschland die Wahl, bei welcher Krankenkasse sie versichert sein möchten. Vor dem Start des Beschäftigungsverhältnisses teilen die Mitarbeitenden ihrem Arbeitgeber mit, für welche Kasse sie sich entschieden haben.

In der deutschen Sozialversicherung anmelden

In Deutschland müssen Sie ein spezielles Online-Anmeldeverfahren nutzen, um sozialversicherungspflichtige Beschäftigte anzumelden.

2 Möglichkeiten zur Anmeldung:

• Über Gehaltsabrechnungsprogramme, die für den Datenaustausch mit den Krankenkassen zugelassen sind.
• Über das SV-Meldeportal .

Für die Anmeldung brauchen Sie einen Tätigkeitsschlüssel. Diesen können Sie bei der Bundesagentur für Arbeit direkt ermitteln. 

Sie brauchen eine deutsche Steuernummer?

Für die Registrierung im SV-Meldeportal brauchen ausländische Unternehmen eine deutsche Steuernummer. Diese können Sie beim Finanzamt Neubrandenburg beantragen. Füllen Sie auf der Seite von ELSTER den Antrag auf Erteilung eines Ordnungskriteriums (Steuernummer) aus und schicken Sie ihn an das Finanzamt Neubrandenburg.

Nachdem Sie Ihre Steuernummer per Post erhalten haben, können Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat über das Unternehmenskonto beantragen. Jetzt können Sie sich beim SV-Meldeportal registrieren. 

Weitere Arbeitgeberpflichten

Fristgerecht Beiträge zahlen und Nachweise senden

Arbeitgeber in Deutschland müssen fristgerecht die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung übersenden und die Beiträge zahlen. Die Nachweise dürfen Sie nur online über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme oder über Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal übermitteln. 

Der Beitragsnachweis muss spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bei der Krankenkasse der Versicherten vorliegen. In unserem Beratungsblatt Beitragsnachweis (PDF, 133 kB) finden Sie dazu noch mehr Infos.

Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird.

Bevollmächtigte in Deutschland bestimmen

Ausländische Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2021 Bevollmächtigte in Deutschland bestellen. 

Diese Person muss für künftige Betriebsprüfungen zwingend Entgelt-unterlagen in deutscher Sprache führen und aufbewahren ( § 28f Abs. 1b SGB IV ). Dies können Mitarbeitende selbst oder eine 3. Person (z. B. Steuerberater:in) sein.

Die bevollmächtigte Person kann die zu prüfenden Entgeltunterlagen entweder in ihren eigenen Räumen oder in den Geschäftsräumen der prüfenden Stelle vorlegen. 

Jahresmeldung senden

Spätestens bis zum 15. Februar eines Jahres muss der Krankenkasse eine Meldung über die Gehaltshöhe der Beschäftigten im abgelaufenen Jahr (der Wert, auf dessen Grundlage die Beiträge berechnet wurden) vorliegen. Diese leitet die Krankenkasse im Rahmen einer Jahresmeldung an die zuständige Rentenversicherung weiter.

Besonderheit: Beitragszahlung an Mitarbeitende übertragen

Sie haben als Arbeitgeber Ihren Sitz im Ausland? Dann können Sie mit den Beschäftigten in Deutschland vereinbaren, dass diese die Meldung zur Sozialversicherung sowie die Einreichung der Beitragsnachweise und die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags für Sie übernehmen. 
Grundlage hierfür ist der Artikel 21 Abs. 2 in der Verordnung VO (EG) 987/09. In diesem Fall müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die übernommenen Beiträge erstatten. 

Und auch wenn Arbeitgeber diese Aufgaben übergeben, bleiben sie gegenüber den Trägern der sozialen Sicherheit für die Zahlung der Beiträge haftbar.