Gelun­gene Entsen­dung: Menschen in den Fokus rücken

Unternehmen sollten bei Entsendungen bei arbeits- und steuerrechtlichen Fragen gut aufgestellt sein. Auch wichtig ist: der Faktor Mensch. Wir geben einen Überblick, wie Sie Ihre Beschäftigten rund um einen Auslandseinsatz begleiten können.  

Viel Aufwand, hohe Kosten: Auslandsentsendungen sind teuer. Je nach Zielland investieren Unternehmen in der Regel das Zwei- bis Achtfache des Mitarbeitergehalts in eine Entsendung. Meist zahlt sich das aus, allerdings nicht immer. Einsätze können zum Beispiel vorzeitig abgebrochen werden oder die Rückkehr ins Stammunternehmen gelingt nicht wie gewünscht. 

Entscheidend über den Erfolg oder Misserfolg einer Entsendung ist eine gute Begleitung. Neben allen administrativen und rechtlichen Aspekten sollten die Entsandten selbst mit ihren persönlichen und familiären Voraussetzungen sowie ihrem individuellen Unterstützungsbedarf im Fokus stehen. 

Damit die Entsendung erfolgreich ist, sollten Arbeitgeber idealerweise auf diese Punkte achten:

  • durchdachte Auswahl des Personals
  • enge persönliche Begleitung vor und während des Auslandsaufenthalts 
  • frühzeitige und gut geplante Wiedereingliederung der Rückkehrenden.

Personalauswahl: Wer kommt für welche Entsendung infrage? 

Nur wenige Unternehmen führen vor der Entsendung eine systematische Personalauswahl durch. Oft sind die einzigen Kriterien die Fachexpertise und die Bereitschaft für eine Entsendung. Es lohnt sich jedoch, genauer hinzuschauen und potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten frühzeitig einzubeziehen. 

Neben Fachkenntnissen sind Skills wie Kontaktfähigkeit, Sprachkenntnisse, interkulturelle Kompetenz sowie auch die familiäre Situation der Beschäftigten wichtige Faktoren. Anders als häufig erwartet sind Alter, Geschlecht oder auch vorherige Auslandserfahrungen weniger entscheidend für eine erfolgreiche Entsendung. 

Tipps: 

  • Ein effizientes Tool, um relevante Informationen über Ihre Beschäftigten zu erhalten, ist ein Fragebogen zur Selbstbewertung. Hiermit können Sie unter anderem Informationen zu persönlichen Lebensumständen, Verpflichtungen und individuellen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden erfragen.
  • Hilfreich können außerdem Kandidaten-Bewertungsprogramme sein, die auf einer kompetenzbezogenen Bestandsaufnahme durch neutrale Personen basieren. 

Vorbereitung und Begleitung - über das Organisatorische hinaus

Für eine erfolgreiche Entsendung ist eine gründliche Vorbereitung besonders wichtig. Idealerweise findet diese auf mehreren Ebenen statt: Gleich zu Beginn können Arbeitgeber Ihre Beschäftigten organisatorisch unterstützen. Zum Beispiel bei der Wohnungssuche, beim Umzug, bei behördlichen Angelegenheiten oder Korrespondenz mit Banken, Versicherungen.

Außerdem wichtig: Bereiten Sie die entsandte Person gezielt und individuell auf die Aufgaben und die konkrete Rolle vor. Sie können Engagement fördern, indem Sie die Mitverantwortung Ihrer Beschäftigten für den Erfolg der Entsendung betonen - z. B. durch über eine Vereinbarung konkreter Ziele oder die frühzeitige und verbindliche Karriereplanung nach der Rückkehr.  

Kulturschock? Unternehmen können Einfluss nehmen 

Ob und wie ausgeprägt es zu Beginn der Entsendung zum Kulturschock kommt, hängt stark vom Zielland ab. Sie können darauf Einfluss nehmen - vor allem mit guter Kommunikation, länder- und kulturspezifischen Informationen sowie interkulturellen Schulungen. 

Die Wirkung der Schulungen hängt stark von der individuellen Umsetzung ab. Wirksamer als Standard-Trainings sind Programme, die gezielt auf die Begebenheiten sowie Herausforderungen des jeweiligen Gastlandes und auf den individuellen Trainingsbedarf des Expatriates zugeschnitten sind. 

(Erfolgs-)Faktor Familie

Die Anwesenheit der Familie wirkt sich belegbar positiv auf die Lebenszufriedenheit und damit auch auf die Anpassungsfähigkeit von Entsendeten aus. Oft stehen jedoch nur die Mitarbeitenden im Fokus der Unterstützungsmaßnahmen - Partnerinnen und Partner oder Kinder werden eher selten beachtet. Da die Unzufriedenheit von Familienmitgliedern aber häufig zu vorzeitigen Abbrüchen von Entsendungen führt, sind Partner- bzw. Familien-Unterstützungsprogramme empfehlenswert. 

Dazu gehören zum Beispiel:

  • kulturelle Schulungen
  • Sprachtrainings
  • Hilfe bei der Suche nach Arbeits- bzw. Entwicklungsmöglichkeiten für berufstätige Partnerinnen und Partner
  • Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Kindergärten oder Schulen
  • Organisation von Vorbereitungsreisen für die ganze Familie

Tipp: Besondere Herausforderungen können zumindest in einigen Zielländern bzw. Kulturen mit der Entsendung gleichgeschlechtlicher Paare verbunden sein. Zu diesem Thema finden Sie hier eine Liste mit hilfreichen Tipps.  

Mitarbeiter halten - Enttäuschungen nach der Rückkehr vermeiden 

Der Auslandseinsatz ist beendet und "zu Hause" ist alles wie zuvor? Ein Zurück zum Alten ist selten empfehlenswert, denn: Die Ansprüche von Rückkehrern sind in der Regel hoch. Für viele ist die Rückkehr in die alte Position aufgrund der gesammelten globalen Erfahrung wenig attraktiv - und nicht selten auch ein Kündigungsgrund. Arbeitgeber sollten also schon vor und während des Auslandsaufenthalts potenzielle Karriereschritte bzw. -wünsche des Entsandten im Blick behalten und gegebenenfalls eine den neuen Erfahrungen und Kompetenzen entsprechende Stelle anbieten. 

Weiterführende Informationen: Die TK unterstützt Arbeitgeber

Die TK hat für hilfreiche Checklisten zusammengestellt. Außerdem finden Sie dort eine Übersicht über Arbeitshilfen für Arbeitgeber zu Auslandsentsendungen.

Auch im Angebot: Informationen zum Hören. Im Januar 2023 startete unsere TK-Podcast-Reihe "Global gesprochen" zur internationalen Beschäftigung.

Tipp: Am 3. April 2023 bieten wir das kostenfreie Webinar "Ausland und Entsendung" für Arbeitgeber an. Hier geht’s zur Anmeldung.