Entsendevertrag: Die wichtigsten 10 Punkte

Worauf sollten Arbeitgeber bei der Gestaltung von Entsendeverträgen achten? Unser 10-Punkte-Plan gibt Orientierung.

Punkt 1: Position, Aufgaben, Verantwortlichkeiten

Beschreiben Sie im Entsendevertrag die genaue Position, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten für den Auslandsstandort.

Legen Sie außerdem klar fest, wer im Einsatzland vorgesetzt ist und an wen berichtet wird. Dies sichert Transparenz und verhindert Missverständnisse im Arbeitsalltag .

Punkt 2: Arbeitsort und Vertragsdauer

Definieren Sie den genauen Arbeitsort (inklusive Land und Stadt) sowie die Vertragsdauer der Entsendung. Regeln Sie Möglichkeiten zur Verlängerung und zum Rückruf sowie zur Vertragsbeendigung.

Außerdem kann eine ordentliche Kündigung während der Entsendung ausgeschlossen werden.

Punkt 3: Vergütung, Arbeitszeiten, Urlaub

Führen Sie alle Lohnbestandteile, Auslandszulagen, Prämien und Boni klar auf. Legen Sie fest, ob die Zahlung in Euro oder Landeswährung erfolgt und wie Überstunden sowie Urlaubsanspruch geregelt sind.

Wichtig: Beachten Sie auch länderspezifische Unterschiede bei Arbeitszeiten und Feiertagen. Wenn zum Beispiel im Ausland längere Arbeitszeiten üblich sind: Regeln Sie die entsprechende Vergütung von Mehrarbeit.

Eine zusätzliche Motivation: Gewähren Sie möglichst den aus Deutschland gewohnten Urlaub.

Punkt 4: Betriebliche Altersversorgung

Legen Sie fest, ob und wie Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung während der Entsendung weitergeführt oder ausgesetzt werden.

Prüfen Sie auch lokale Anforderungen im Zielland und mögliche Doppelzahlungen.

Punkt 5: Nebenleistungen

Vereinbaren Sie Zusatzleistungen wie Unterkunft, Verpflegung, Firmenfahrzeug oder Unterstützung bei Schul-/Kitakosten für mitreisende Familienangehörige.

Wichtig: Für Einsätze innerhalb der EU dürfen Kosten für Reisen, Unterbringung und Verpflegung laut Entsenderichtlinie nicht vom Gehalt abgezogen werden, sondern müssen vom Arbeitgeber übernommen werden . Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Ihre entsendeten Mitarbeitenden entsprechend den nationalen Standards untergebracht und versorgt werden.

Punkt 6: Sozialversicherung

Klären Sie im Entsendevertrag, ob während des Auslandseinsatzes in Deutschland sozialversichert bleiben ( Ausstrahlung ) oder ob das Recht des Einsatzlandes gilt.

Damit für die entsandte Person das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter gilt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Und damit nicht noch zusätzliche Beiträge im Ausland anfallen, gibt es entsprechende Regelungen in der EU-Verordnung und verschiedene bilaterale Abkommen .

Ein Tipp: Sie sind nicht ganz sicher, ob die Ausstrahlung der Sozialversicherungspflicht gilt? Dann hilft Ihnen das praktische Prüfschema von TK-Lex.

Wichtig: EU-Entsendungen mit A1

Für Entsendungen innerhalb Europas brauchen Sie eine A1-Bescheinigung für Ihre Mitarbeitenden. Damit weisen Entsandte nach, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert sind.

Die A1-Bescheinigung beantragen Sie als Arbeitgeber für Ihre Beschäftigten - entweder über das SV-Meldeportal oder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm. Danach geben Sie diese an Ihre Mitarbeiterin bzw. ihren Mitarbeiter weiter. Informieren Sie die Person außerdem darüber, dass die Bescheinigung während des gesamten Auslandseinsatzes mitgeführt werden muss.

Mehr Infos zum Thema Ausstrahlung finden Sie in unserem Artikel: usstrahlung - wann sie nicht greift

Punkt 7: Zusätzliche Absicherungen und Behandlungskosten

Es gibt verschiedene Gründe, warum die Ausstrahlung des deutschen Rechts nicht möglich ist und auch ein Sozialversicherungsabkommen keinen ausreichenden Schutz für Ihre Mitarbeitenden darstellt - zum Beispiel, wenn die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht erfüllt sind oder wenn das Entsendeland kein Sozialversicherungssystem hat. Regeln Sie daher, welche Versicherungen und Behandlungskosten Sie als Arbeitgeber im Ausland übernehmen.

Denn: Nach deutschem Recht ( § 17 SGB V ) müssen Sie alle medizinischen Kosten im Ausland für entsendete Mitarbeitende und deren begleitenden oder besuchenden mitversicherten Familienangehörigen zahlen.

Die Krankenkasse der entsandten Person erstattet die zwar Kosten rückwirkend - allerdings darf die Kasse die Kosten nur bis zu der Höhe übernehmen, die eine vergleichbare Behandlung im Inland gekostet hätte. Gerade in Ländern mit hohen Gesundheitskosten kann daher der Abschluss einer Zusatzversicherung für Arbeitgeber sinnvoll sein.

Außerdem können Sie eine freiwillige gesetzliche Versicherung in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung vereinbaren.

Sie möchten tiefer in das Thema Absicherung einsteigen? Dann lesen Sie unsere Artikel:

Punkt 8: Steuern

Die Besteuerung des Arbeitslohns im Auslandseinsatz hängt besonders davon ab, ob die Beschäftigten ihren Wohnsitz in Deutschland behalten.

Holen Sie sich daher am besten vor jedem Einsatz individuell Rat von Finanzamt, Rechtsanwaltskanzleien oder einer Steuerberatung zum Gehalt und den Zulagen ein.

Punkt 9: Arbeitsrecht

Halten Sie fest, welches Arbeitsrecht während der Entsendung gilt (ideal: deutsches Recht). So sichern Sie Ansprüche und Zuständigkeiten - unter anderem für den Fall arbeitsrechtlicher Streitigkeiten .

Infos zu Arbeitnehmerrechten und Arbeitsbedingungen in Europa finden Sie zum Beispiel bei der Europäischen Kommission.

Punkt 10: Rückkehr

Regeln Sie die Rückkehr ins Stammunternehmen bereits vor Abreise. Nutzen Sie Wiederauflebensklauseln (damit der ursprüngliche Arbeitsvertrag nach Ende der Entsendung wieder gilt) oder bieten Sie nach Rückkehr eine neue Position bzw. Vergütung an, um die Rückkehr attraktiv zu gestalten .