Entsendung ins EU-Ausland: Was müssen Arbeitgeber beachten? Ein Überblick.

Ob A1-Bescheinigungen, Meldepflichten oder Mindestlöhne: Wer Mitarbeitende kurzfristig entsendet, muss vieles beachten. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei Sozialversicherung & Co. ankommt - mit einer kompakten Checkliste und Tipps, wie Sie typische Fehler vermeiden.

Bei einer Entsendung greifen 2 zentrale EU-Bestimmungen, die Sie kennen sollten:

EU-Verordnung (EG) 883/2004 : Sie regelt, welches Land für die Sozialversicherung zuständig ist.
EU-Entsenderichtlinien ( 96/71/EG , 2014/67/EU, 2018/957/EU ): Sie bestimmen die Arbeitsbedingungen für Ihre Beschäftigten im Gastland (z. B. Lohn, Arbeitszeit, Urlaub).

Ist es eine Entsendung? TK-Prüfschema hilft bei der Entscheidung

Nicht jeder Auslandseinsatz ist automatisch eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung.

Mit dem TK-Prüfschema prüfen Sie vorab, ob Ihre Mitarbeitenden weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen - oder ob das Recht des Einsatzlandes gilt.

Sozialversicherung - weiterhin in Deutschland?

Beschäftigte, die Sie im Ausland einsetzen, bleiben in Deutschland sozialversichert - wenn folgende 3 Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Auslandseinsatz dauert maximal 24 Monate.
Das Gehalt wird weiterhin in Deutschland gezahlt.
Sie bleiben weiterhin Arbeitgeber und bestimmen über Einsatz und Aufgaben.

A1-Bescheinigung - wofür, wer, wo?

Ihre Mitarbeitenden brauchen eine A1-Bescheinigung , um nachweisen zu können, dass sie weiterhin in Deutschland versichert sind.

Wichtig: Egal, wie kurz der Auslandseinsatz ist: Ab Sekunde 1 ist die A1-Bescheinigung Pflicht.

Gut zu wissen: Die EU prüft, ob die A1-Bescheinigung bei sehr kurzen Dienstreisen (z. B. bis 14 Tage) künftig entfallen kann. Aber: Noch gilt die A1-Pflicht - wir halten Sie auf dem Laufenden.

Beantragung: Sie als Arbeitgeber beantragen die A1-Bescheinigung. Das können Sie auf 2 Wegen tun:

über das SV-Meldeportal (hier finden Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung )
über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware

Die entsprechende Krankenkasse erhält den Antrag anschließend automatisch, prüft ihn und schickt Ihnen elektronisch die A1-Bescheinigung (oder den Ablehnungsbescheid).

Und was, wenn der Einsatz länger dauert?

Arbeiten Ihre Mitarbeitenden länger als 24 Monate im Ausland, brauchen Sie eine Ausnahmevereinbarung . Nur so bleiben Ihre Beschäftigten weiterhin in Deutschland sozialversichert. Ohne sie greift automatisch das Sozialversicherungsrecht des Einsatzlandes.

Beantragen Sie die Vereinbarung rechtzeitig - vor Ablauf der 24 Monate - bei der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland).

Checkliste: To-dos und rechtliche Fallstricke

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen, damit die Entsendung problemlos läuft.
To-dos	Typische Fehler und Folgen
Vorbereitung Prüfen Sie, ob eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung Entsendung vorliegt (z. B. vorübergehend, Rückkehr geplant). Halten Sie Dauer und Zweck schriftlich fest - z. B. in einer Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag oder einer Ruhensvereinbarung.	Fehlt die Vereinbarung, drohen Missverständnisse mit Mitarbeitenden - etwa bei Rückkehr oder Kostenfragen.
Sozialversicherung Beantragen Sie die A1-Bescheinigung so früh wie möglich (Bearbeitung meist innerhalb von 3 Arbeitstagen). Bei längeren Einsätzen beantragen Sie eine Ausnahmevereinbarung.	Ohne A1-Bescheinigung drohen Bußgelder und Nachforderungen im Ausland.
Meldepflichten im Gastland In vielen EU-Ländern müssen Sie die Entsendung vor Arbeitsbeginn melden (z. B. Italien: 24 Stunden vorher, Tschechien: spätestens am ersten Einsatztag). Tipp: Weitere Infos finden Sie in unserer Länderübersicht . Prüfen Sie die Anforderungen und Fristen im jeweiligen Land.	Eine verspätete Meldung kann Geldstrafen oder Einsatzverbote nach sich ziehen.
Arbeitsbedingungen Es gelten die Arbeitsbedingungen des Gastlandes (z. B. Mindestlohn, Arbeitszeit, Urlaub) - es sei denn deutsches Recht ist günstiger (Günstigkeitsprinzip) . Informieren Sie sich über geltende Tarifverträge oder Branchenregelungen, die Sie einhalten müssen.	Bei Verstößen (z. B. Zahlung unterhalb des Mindestlohns) drohen Sanktionen.
Fristen und Dauer Behalten Sie Entsendedauer und Fristen im Blick. Sie unterscheiden sich nach Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Steuer.	Bei Nichtbeachtung der Fristen riskieren Sie Versicherungslücken oder Nachforderungen.
Unterlagen Halten Sie alle Dokumente (A1-Bescheinigung, Arbeitsvertrag, Lohnunterlagen, Anträge, Meldungen) griffbereit. Am besten legen Sie für jede Entsendung eine eigene Projektdokumentation an. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Kopien wichtiger Nachweise (z. B. A1-Bescheinigung) mit - das vermeidet Probleme bei Kontrollen.	Fehlende Nachweise führen in manchen Ländern (z. B. Frankreich oder Belgien) zu Geldbußen.
Änderungen Melden Sie jegliche Änderungen (z. B. Verlängerung, Unterbrechung) umgehend.

Mehr Infos

Für mehr Details und Besonderheiten lesen Sie unser Beratungsblatt Beschäftigung im Ausland (PDF, 476 kB) .