Dienst­reise und Entsen­dung - wo ist der Unter­schied?

Das Bundesreisekostengesetz definiert in § 2 BRKG (Bundesreisekostengesetz) eine Dienstreise wie folgt: Es sind Reisen, die zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte erfolgen. Sie müssen schriftlich beantragt oder elektronisch angeordnet , genehmigt und notwendig sein. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können Reisen nur für einige Stunden, mehrere Tage, Wochen oder gar Monate fordern. Dazu ein Tipp: Bei TK-Lex finden Sie einen Muster-Dienstreiseantrag für Ihre Mitarbeitenden.

Sofern die Dienstreise ins Ausland erfolgt, gilt: Grundsätzlich handelt es sich bei jeder Dienstreise  (auch Geschäftsreise genannt) um eine Entsendung - auch wenn sie nur ganz kurz ist.

Die Ausstrahlung - wann das deutsche SV-Recht weiter gilt

Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, gilt bei der Entsendung das deutsche Sozialversicherungsrecht im Ausland weiter. Die Sozialversicherungspflicht im Ausland entfällt. In diesen Fällen spricht man von der sogenannten Ausstrahlung. Zu diesen Bedingungen gehören: 

• Der Aufenthalt muss von vornherein zeitlich befristet sein,
• das Entgelt muss in Deutschland abgerechnet werden 
• und die entsandte Person muss weiterhin durch den inländischen Auftraggeber weisungsgebunden sein.

Welche weiteren Bedingungen erfüllt sein müssen, finden Sie in unserem ausführlichen  Beratungsblatt Beschäftigung im Ausland (PDF, 392 kB) .

Entsendungen beim SV-Träger melden

Arbeitgeber müssen Entsendungen von Beschäftigten beim zuständigen Sozialversicherungsträger melden. So werden doppelte Beitragszahlungen zur Sozialversicherung vermieden.

Innerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und in der Schweiz beantragen Arbeitgeber dafür vor der Entsendung eine A1-Bescheinigung auf elektronischem Weg.

Die A1-Bescheinigung wird auch für ganz kurze Tätigkeiten benötigt. Beschäftigte müssen die Bescheinigung mitführen und bei etwaigen Kontrollen im Einsatzland vorlegen können, zum Beispiel bei einer Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren. Auch wenn sie nur für ein halbstündiges Gespräch über die Grenze - zum Beispiel in die Niederlande - fahren, muss dafür vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Die Beantragung, das Mitführen und das Vorlegen einer A1-Bescheinigung sind extrem wichtig, um mögliche Sanktionen durch ausländische Stellen zu vermeiden.

A1-Bescheinigungen gelten grundsätzlich für die Dauer des Einsatzes im Ausland, maximal 24 Monate lang.

Längere Aufenthalte im Ausland

Bei längeren Aufenthalten im Ausland besteht unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, eine sogenannte Ausnahmevereinbarung zu beantragen, damit das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter gilt. 

Die Anträge stellen Arbeitgeber bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA). Für längere Entsendungen im europäischen Raum gilt auch dafür ein elektronisches Verfahren. Für Entsendungen in Abkommenstaaten sind herkömmliche Anträge in Papierform nötig. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite der DVKA.

Meldepflichten im Entsendeland

Zusätzlich bestehen in vielen Ländern unterschiedliche Meldepflichten für die grenzüberschreitende Tätigkeit, die es pro Land zu prüfen und zu beachten gilt. 

Bei einem Verstoß gegen bestehende Meldepflichten drohen im jeweiligen Einsatzland gegebenenfalls empfindliche Bußgelder. Die erforderlichen Meldungen und Anträge sollten Arbeitgeber daher stets rechtzeitig erledigen. 

In unserer Länderübersicht von A bis Z haben wir zusammengestellt, was Arbeitgeber bei Entsendungen beachten müssen.

Dienstreisen im SV- und Steuerrecht

Das Sozialversicherungsrecht kennt den Begriff Dienstreisen nicht, das Steuerrecht dagegen schon. Eine Auslandstätigkeit von Mitarbeitenden ist im sozialversicherungsrechtlichen Sinne immer eine Entsendung. Sie kann aber auch gleichzeitig eine Dienstreise im steuerrechtlichen Sinne sein. Dies ist sogar sehr häufig der Fall. 

Arbeitgeber veranlassen Geschäftsreisen und kommen auch dafür auf 

Die Kosten für eine Dienstreise sind generell vom Arbeitgeber zu tragen. Diese gehen in der Regel mit einem Verpflegungsmehraufwand und mit festen Pauschalen  durch den Arbeitgeber einher. 

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Dienstreisen dagegen nicht, können Beschäftigte sie als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Dafür müssen die Reisekosten betrieblich veranlasst sein. 

Weitere Informationen

Einen fundierten Überblick über arbeits- und steuerrechtliche Regeln bei Entsendungen finden Sie in unserem Online-Nachschlagewerk TK-Lex.