Worka­tion im Ausland: Was Arbeit­geber wissen müssen

Workation ist dabei nicht einfach "Homeoffice mit Sonne", sondern ein rechtlich komplexer Sonderfall, der mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig berührt - von Aufenthaltsrecht und Sozialversicherung über Steuern bis zu Datenschutz und IT-Sicherheit.

Home-Office und Workation im Ausland: Grundlagen

• Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Home-Office.
• Erlauben Sie als Arbeitgeber mobiles Arbeiten sollten Art, Umfang und Dauer schriftlich geregelt werden.
• Bei einem vorübergehenden Auslandsaufenthalt gilt in der Regel weiterhin deutsches Arbeitsrecht.

Dauerhaftes Home-Office im Ausland

Wandern Mitarbeitende ins Ausland aus und arbeiten dort dauerhaft im Home-Office, ist der Einsatz nicht mehr vorübergehend. Der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses liegen dann im Ausland. Eine bloße Rechtswahlklausel zugunsten deutschen Arbeitsrechts reicht häufig nicht mehr aus. Möglich ist anstelle eines Arbeitsverhältnisses eine unabhängige Auftragnehmer-Vereinbarung; die Personen gelten dann als Freelancer und nicht mehr als Angestellte.

Sozialversicherung

Workation als Entsendung

Die Sozialversicherungsträger haben 2020 klargestellt, dass Workation im Ausland als Entsendung gewertet werden kann. Damit können Mitarbeitende unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin nach deutschem Recht sozialversichert bleiben. Das gilt auch für Telearbeit von zu Hause im Ausland, selbst wenn die Initiative von den Beschäftigten ausgeht.

Workation ist sozialversicherungsrechtlich grundsätzlich kein Sonderfall, sondern wird in der Regel wie eine Entsendung behandelt - vorausgesetzt,

• das deutsche Arbeitsverhältnis besteht fort,
• der Auslandsaufenthalt ist zeitlich befristet und
• die Weisungsgebundenheit gegenüber dem deutschen Arbeitgeber bleibt bestehen.

Entscheidend ist nicht der Grund des Auslandsaufenthalts, sondern dass Beschäftigte vorübergehend im Ausland arbeiten und der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland behält.

A1-Bescheinigung und Sozialversicherungsabkommen

• Für Workation-Aufenthalte innerhalb der EU ist in der Regel eine A1-Bescheinigung erforderlich, damit weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt.
• In Staaten mit Sozialversicherungsabkommen legt das jeweilige Abkommen fest, welches Recht zur Anwendung kommt.
• In Staaten ohne Abkommen kann es zu Doppelversicherungen und damit zu doppelten Beitragszahlungen kommen.

Beispiel: Workation in einem Staat ohne Sozialversicherungsabkommen

Ein IT-Spezialist möchte 6 Monate aus Argentinien arbeiten.

Für den Arbeitgeber bedeutet das:

• Die Sozialversicherung kann die Workation als Entsendung einordnen.
• Mit Argentinien besteht kein Sozialversicherungsabkommen; es gilt das Territorialitätsprinzip des Beschäftigungslandes.
• Ergebnis: Es drohen doppelte Sozialversicherungsbeiträge.

Krankenversicherung und Haftung des Arbeitgebers

Unabhängig vom anwendbaren Sozialversicherungsrecht tragen Sie als Arbeitgeber Verantwortung für die medizinische Absicherung Ihrer Beschäftigten im Ausland (z. B. Arztkosten, Rücktransport).

Aufenthaltsrecht, Visum und Arbeitserlaubnis

• Arbeiten mit Touristenvisum ist in der Regel nicht erlaubt.
• Wer im Ausland arbeitet, benötigt in vielen Staaten:
  • ein passendes Visum (z. B. Arbeits- oder "Digital-Nomad"-Visum) und
  • gegebenenfalls eine zusätzliche Aufenthalts  oder Arbeitserlaubnis.

Mögliche Folgen bei Verstößen:

• Geldstrafen
• Abschiebung
• Einreiseverbote
• Schadenersatzforderungen - auch gegen den Arbeitgeber

Innerhalb des EWR und der Schweiz ermöglicht die Arbeitnehmerfreizügigkeit grundsätzlich die Arbeitsaufnahme. Dennoch können je nach Staat Meldepflichten oder weitere Formalitäten bestehen. 

Datenschutz und IT-Sicherheit

Je nach Tätigkeit brauchen Beschäftigte im Ausland besondere Schutzmaßnahmen:

• sichere VPN-Verbindungen
• verschlüsselte Endgeräte
• Sichtschutz für Bildschirme
• klare Vorgaben zur Nutzung von Firmen- und Personaldaten im Ausland

Diese Maßnahmen gehören zu Ihrer Organisations- und Schutzpflicht als Arbeitgeber. Die dafür anfallenden Kosten tragen in aller Regel Sie.

Heimliche Workation ("Hush Trips")

Immer häufiger arbeiten Beschäftigte ohne Abstimmung mit ihrer Führungskraft aus dem Ausland - sogenannte " Hush Trips ". Auslandsaufenthalte werden bewusst verschwiegen, etwa durch veränderte Videohintergründe oder reduzierte Social-Media-Aktivitäten.

Arbeitsrechtliche Folgen

• Ist mobiles Arbeiten nicht ausdrücklich vereinbart, ist Workation grundsätzlich nicht erlaubt.
• Eine heimliche Workation kann eine Pflichtverletzung darstellen, insbesondere wenn der Arbeitsort (Büro oder Wohnsitz) im Vertrag klar geregelt ist.
• Mögliche Konsequenzen: Abmahnung bis hin zur Kündigung, vor allem bei wiederholtem oder bewusst verschleiertem Verstoß.

Rechtliche und finanzielle Risiken für das Unternehmen

Für das Unternehmen können u. a. folgende Probleme entstehen:

• fehlende A1-Bescheinigung und damit Wegfall des Schutzes nach deutschem Sozialversicherungsrecht,
• kurzfristig notwendige Beitragszahlungen im Tätigkeitsland,
• Bußgelder (z. B. in der EU bei fehlender A1-Bescheinigung teils von mehreren Hundert bis zu einigen Tausend Euro pro Person und Fall, im Wiederholungsfall deutlich höher),
• Verstöße gegen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisrecht (illegale Beschäftigung),
• steuerliche Risiken (Steuernachzahlungen, Betriebsstättenrisiko ),
• Verstöße gegen Arbeitsschutz-  und Datenschutzanforderungen des Tätigkeitsstaates.

Workation innerhalb der EU / des EWR

Für EU-Bürger:innen ist Arbeiten in anderen EU-Staaten oder Staaten des EWR aufgrund der Freizügigkeit grundsätzlich möglich. Trotzdem müssen die nationalen arbeitsrechtlichen Anforderungen des Ziellandes beachtet werden, etwa:

• Arbeitszeitregelungen
• Pausenregelungen
• Vergütungsvorschriften

Zudem bestehen häufig melderechtliche Pflichten, denen Beschäftigte im Zielland nachkommen müssen.

Arbeitsrechtliche Einordnung

Arbeitsrechtlich gilt:

• Der Begriff Workation ist im deutschen Arbeitsrecht noch nicht verankert.
• Unternehmen sollten klare vertragliche Regelungen zur Workation treffen.
• Es ist zu erwarten, dass Gerichte künftig Entscheidungen und Leitlinien zur Workation entwickeln.

Dauer und Ort der Workation

• Dauert die Workation nicht länger als 4 Wochen, besteht in der Regel kein arbeitsrechtlicher Anpassungsbedarf (z. B. beim Arbeitsort im Vertrag).
• Dennoch sollte geprüft werden, ob das Arbeiten im gewählten Urlaubsland rechtlich zulässig ist.
• Je nach Land kann ein Aufenthaltstitel und/oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein.

Steuerliche Aspekte und Risiken

Grundsätze der Besteuerung

Steuerlich bleibt meist alles beim Alten, wenn

• der Wohnsitz in Deutschland bestehen bleibt und
• das Homeoffice bzw. die Workation im Ausland nur kurzzeitig genutzt wird.

Überschreitet die Arbeit im Ausland die 183-Tage-Grenze , kann das Steuerrecht des Tätigkeitsstaates greifen. Entscheidend ist, wo welche Einkünfte erzielt werden.

Es kann zudem eine ausländische Betriebsstätte entstehen, für die der Arbeitgeber im Ausland Steuern zahlen muss. Daher sollten Sie die einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und den betroffenen Staaten sorgfältig prüfen und dokumentieren.

Informationspflicht gegenüber Beschäftigten

Als Arbeitgeber sollten Sie Ihre Beschäftigten frühzeitig darüber informieren,

• dass Workation steuerliche Folgen haben kann,
• dass sich das Besteuerungsrecht verlagern kann und
• wer wofür verantwortlich ist (z. B. Abgabe einer Steuererklärung im Ausland).

Workation rechtssicher vorbereiten - eine Checkliste

Bevor Sie einer Workation zustimmen, prüfen Sie:

• In welchem Land findet die Workation statt - und wie lange?
• Welche Staatsangehörigkeit hat der oder die Mitarbeitende?
• Braucht es ein Visum oder eine Arbeits- bzw. Aufenthaltserlaubnis?
• Welches Sozialversicherungsrecht gilt - und ist ggf. eine A1-Bescheinigung erforderlich?
• Gibt es steuerliche Risiken (183-Tage-Regel, mögliche Betriebsstätte)?
• Sind Datenschutz und IT-Sicherheit im Ausland gewährleistet?
• Ist die Workation arbeitsvertraglich (z. B. durch Entsende-  oder Zusatzvereinbarung) geregelt?
• Wie werden Mitarbeitende über Risiken, Pflichten und mögliche Kostentragung informiert - und wie dokumentieren Sie diese Hinweise?
• Welche internen Prozesse stellen sicher, dass heimliche Workation ("Hush Trips") vermieden und frühzeitig erkannt werden (z. B. Richtlinien, Schulungen, Ansprechpersonen im HR)?

Ergänzend empfiehlt es sich,

• eine verbindliche Workation-Richtlinie im Unternehmen einzuführen,
• Zuständigkeiten (HR, Lohnbuchhaltung, Steuer  und Rechtsberatung) klar zu definieren und
• vor jeder Workation eine strukturierte Prüfung der wesentlichen Risiken (Aufenthaltsrecht, Sozialversicherung, Steuern, Datenschutz/IT) vorzunehmen.

So schützen Sie Ihr Unternehmen und geben Ihren Beschäftigten gleichzeitig die nötige Sicherheit für mobiles Arbeiten im Ausland.