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Entsen­dung ins EU-Ausland: Wann eine Posted-Worker-Noti­fi­ca­tion Pflicht ist

Bei Entsendungen ins EU-Ausland reicht die A1-Bescheinigung oft nicht aus. Viele Länder verlangen zusätzlich eine Posted-Worker-Notification (PWN). Wenn Sie diese Meldung vergessen, drohen Bußgelder oder sogar ein Einsatzstopp. Wir zeigen Ihnen, wann eine Meldung notwendig ist und wie Sie sie richtig abgeben.

Was ist eine Posted-Worker-Notification?

Die PWN ist eine Pflichtmeldung an die Behörden des Einsatzlandes, die Sie vor Arbeitsbeginn Ihrer Beschäftigten abgeben müssen.

Damit informieren Sie die Behörden über den geplanten Einsatz. Zum Beispiel über:

  • Ihr Unternehmen
  • die entsendeten Beschäftigten
  • Einsatzort und Einsatzdauer

Die Behörden nutzen diese Informationen, um die Einhaltung der Arbeitsbedingungen (z. B. Mindestlohnregelungen, Arbeitszeiten, Arbeitsschutz) im Gastland zu prüfen.

Wichtig: Die PWN ersetzt nicht die A1-Bescheinigung .

Die Entsendemeldung und die A1-Bescheinigung erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

  • A1-Bescheinigung: Weist nach, dass Ihre Beschäftigten weiterhin im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes versichert sind.
  • Posted-Worker-Notification: Meldung an die Behörden des Einsatzlandes

In der Praxis brauchen Sie bei den meisten Entsendungen sowohl die A1-Bescheinigung als auch eine Posted-Worker-Notification.

In welchen Ländern gilt die Meldepflicht?

In den meisten EU-Staaten müssen Sie eine Entsendung vorher melden.

Eine verpflichtende PWN gibt es zum Beispiel in folgenden Ländern:

Die genauen Regelungen unterscheiden sich je nach Land.

Gut zu wissen: Auch kurze Einsätze, etwa durch Installations-, Wartungs- oder Einweisungspersonal, sind häufig meldepflichtig.

Wichtig: Prüfen Sie die Meldepflicht immer vor Beginn des Auslandseinsatzes.

Wo müssen Sie die Entsendung melden?

Die Meldung erfolgt in der Regel über die Onlineportale der Behörden im Einsatzland.

In unserem Artikel Meldepflicht bei Entsendungen finden Sie weitere Infos und die direkten Links zu den Meldeportalen.

Welche Angaben brauchen Sie für die Meldung?

Jedes Land hat ein eigenes Portal und eigene Verfahren. Typischerweise benötigen Sie folgende Informationen:

  • Name und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
  • Einsatzort und Einsatzdauer
  • Tätigkeit der entsendeten Person
  • Lohn und Arbeitszeiten
  • Ansprechperson im Einsatzland
  • Nachweise zur Sozialversicherung (z. B. A1-Bescheinigung)

In manchen Ländern müssen Sie auch Arbeitsverträge oder Lohnunterlagen im Portal hochladen.

Wann müssen Sie die Meldung abgeben?

In den meisten Ländern gilt eine klare Regelung: Die Meldung muss vor Beginn der Tätigkeit erfolgen. Nachträgliche Meldungen sind häufig nicht möglich.

Gilt die Meldepflicht auch für Geschäftsreisen?

Ja. Auch bei kurzen Geschäftsreisen können Entsendemeldungen notwendig sein.

Das betrifft zum Beispiel:

  • technische Einsätze
  • Installationen
  • Schulungen
  • Wartungsarbeiten

Prüfen Sie deshalb vor jeder Reise die Vorgaben des Einsatzlandes.

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Sozialversicherung: Dienstreise und Entsendung - wie verhalten sich diese zueinander?.

Wer ist die Ansprechperson im Einsatzland?

Viele Länder verlangen, dass Sie eine Kontaktperson für Behörden benennen.

Diese Person:

  • beantwortet Fragen der Arbeitsinspektion
  • stellt Unterlagen bereit
  • fungiert als Ansprechpartner:in bei Kontrollen

Beispiel: In Frankreich müssen Unternehmen eine Kontaktperson benennen, die Dokumente für Arbeitsinspektionen bereitstellen kann.

Die Kontaktperson muss nicht zwingend im Einsatzland wohnen, sollte aber gut erreichbar sein und Zugriff auf alle relevanten Unterlagen haben (z. B. jemand aus der Personalabteilung, Lohnabrechnung oder Steuerberatung).

Welche Strafen drohen bei Nicht-Meldung?

Wenn Sie eine Entsendung nicht oder zu spät melden, können Behörden Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören unter anderem:

  • Bußgelder
  • kurzfristige Anforderungen von Unterlagen
  • zusätzliche Kontrollen
  • im Extremfall ein vorübergehender Einsatzstopp

Die Höhe der Bußgelder unterscheidet sich je nach Land und kann mehrere Tausend Euro betragen.

So gehen Sie bei Entsendungen am besten vor

  1. Prüfen Sie, ob das Einsatzland eine Entsendemeldung (PWN) verlangt.
  2. Stellen Sie die erforderlichen Informationen und Dokumente zusammen.
  3. Geben Sie die Meldung rechtzeitig vor Beginn des Einsatzes ab.
  4. Halten Sie alle Unterlagen für mögliche Kontrollen bereit.
  5. Benennen Sie eine passende Kontaktperson für Behörden.

Tipp: Planen Sie ausreichend Zeit ein. Viele Portale verlangen Dokumente in der Landessprache.

Weitere Infos

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Entsendung ins EU-Ausland: Was müssen Arbeitgeber beachten? Ein Überblick.