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Mit diesen einfachen Planungsschritten machen Sie sich Ihren Tag etwas leichter und geraten weniger in Stress. Hier finden Sie die wichtigsten Regeln. 

Planen Sie schriftlich

Schreiben Sie am Abend auf, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag schaffen wollen. Das schriftliche Planen hilft Ihnen, sich auf Wichtiges zu konzentrieren. Und es entlastet Ihr Gehirn - Sie müssen nicht ständig an das Unerledigte denken. Das Abhaken am nächsten Tag motiviert zusätzlich. Sie haben etwas nicht geschafft? Übertragen Sie es in den Plan für den nächsten Tag. So gerät nichts mehr in Vergessenheit. Zum Planen genügt eine einfache Papierliste. Natürlich geht´s auch online, zum Beispiel in Ihrem Kalender oder einer einfachen To-do-Liste, auf die Sie ständig einfach zugreifen können - und wollen.  

Priorisieren Sie mit der ABCD-Methode

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Unterteilen Sie Aufgaben in wichtige und unwichtigere. Vergeben Sie zum Beispiel Kennzeichen wie A, B, C und D. 

Planen Sie schriftlich und priorisieren Sie Ihre Aufgaben.

A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie entstehen zum Beispiel, wenn Sie eine Krisensituation bewältigen müssen oder aktuelle Chancen nutzen wollen. B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend - zum Beispiel, wenn Sie eine grundsätzliche Entscheidung vorbereiten. C-Aufgaben gehören zum klassischen Tagesgeschäft. Sie müssen erledigt werden, sind aber wenig wichtig für den Gesamterfolg. D-Aufgaben sind weder bedeutend noch dringend. Wenn möglich, delegieren Sie sie  - oder lassen sie ganz entfallen. 

Planen Sie für jede Aufgabe auch die entsprechende Zeit ein, die die Bearbeitung erfordert - im Zweifel lieber großzügiger als zu knapp. Eine sinnvolle Regel kann sein: nicht mehr als zwei A-Aufgaben pro Tag.

Die ALPEN-Methode bringt System in den Plan

Als wertvolle Hilfe beim Aufstellen des Tagesplans hat sich die ALPEN-Methode erwiesen. So funktioniert sie:

  1. Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
  2. Länge der Aktivitäten schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen - am besten etwa 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Auch wenn es um einzelne Aufgaben geht, sollten Sie Pufferzeiten einplanen - je unsicherer Sie sich bei der Zeitschätzung sind, desto großzügiger.
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle: am Ende des Tages Unerledigtes streichen oder auf den nächsten Tag übertragen. Prüfen, ob Sie die Zeiten realistisch geschätzt haben.
Blocken Sie sich Termine mit sich selbst in Ihrem Kalender. 

Ruhige Stunden einplanen

Gönnen Sie sich zwischendurch stille Zeiten. Zum Beispiel, indem Sie in Ihrem Terminkalender Zeiten für stille Arbeit blocken. Wenn nötig, bitten Sie jemand anders, für diese Zeit Ihr Telefon zu übernehmen, und revanchieren Sie sich später auf die gleiche Art und Weise. 

Treffen Sie Entscheidungen 

Entscheiden Sie sich zu Arbeitsbeginn, was Sie an diesem Tag tun wollen. Machen Sie sich klar, dass Sie vielleicht nicht alles schaffen können. Fragen Sie sich daher: 

  • Was sind die Prioritäten, also die A- und B-Aufgaben?
  • Begrenzen Sie entsprechend Ihr Tagespensum.
  • Was kann ich delegieren? Hierfür eigenen sich vor allem die C- und D-Aufgaben.
  • Den Rest verschieben oder streichen Sie.