Digi­ta­li­sie­rung in der ambu­lanten Pflege - schnel­lere Abrech­nun­gen, geringe Teil­nahme

TK: Frau Schmolke, Sie haben bei den Weimarer Gesprächen zum Gesundheitswesen gesagt, dass Sie zu denen gehören, die versuchen, digital zu arbeiten. Warum machen Sie das?

Julia Schmolke: Weil es eine enorme Arbeitserleichterung ist. Unsere Arbeit ist eine an und mit Menschen. Alles, was mir und meinen Kolleginnen Zeit beim Planen, Organisieren und Dokumentieren spart, gibt uns Zeit für die Menschen.

Julia Schmolke

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TK: Welche digitalen Elemente spielen in Ihrem Praxisalltag die wichtigste Rolle und warum?

Schmolke: Als meine Eltern 2024 in Rente gegangen sind, war vieles noch analog. Inzwischen sind all meine Mitarbeiterinnen mit einem Handy ausgestattet. Unsere Tourenplanung ist digitalgestützt. Über eine App sieht man, welche Leistungen bei den zu Pflegenden angedacht sind, und kann sie dort dokumentieren. 

Die Abrechnung dauert so eine halbe Stunde statt zwei Tage. 
Julia Schmolke

Auch Besonderheiten und Auffälligkeiten, wie Rötungen oder ein verschlechterter Allgemeinzustand, können direkt in der App eingetragen werden. Vorher haben sich die Pflegekräfte nach dem Einsatz bei den Pflegebedürftigen oft ins Auto oder Büro gesetzt und die Leistungsnachweise händisch ausgefüllt. Dafür mussten sie unter anderem jedes Mal neu den Blankobogen mit den Daten der Pflegebedürftigen ausfüllen. Jetzt sind die Bögen digital vorausgefüllt und müssen nur gekürzelt bzw. ergänzt werden. Das spart Zeit und Nerven. 

Die Pflegebedürftigen bestätigen die Leistung auch mittels Unterschrift auf dem Handy. Und letztendlich rechne ich dann im besten Fall auch digital über die TI (Anm. d. Red.: Telematik Infrastruktur) mit den Kassen ab. Die Abrechnung dauert so eine halbe Stunde statt zwei Tage. Das Geld für die Leistungen bekomme ich drei bis vier Monate eher, als wenn ich analog abrechne.

TK: Was sagen ihre Mitarbeiterinnen dazu, dass Sie mit diesen digitalen Unterstützungen arbeiten?

Schmolke: Am Anfang waren einige ängstlich oder unsicher wegen des Umgangs mit dem Handy. Ich habe ihnen gesagt: "Kommt, wir machen das Schritt für Schritt und ich zeige es euch." Mittlerweile klappt die App-unterstützte Arbeit und alle können sich mehr darauf konzentrieren, weswegen sie einmal in die Pflege gegangen sind, nämlich um Menschen zu helfen. Wenn es doch mal Probleme oder Fragen gibt, dann bin ich da und unterstütze. Das gehört eben dazu und ist auch ein bisschen Einstellungsfrage. Man darf nicht gleich das Handtuch werfen, weil das WLAN mal nicht funktioniert.

Man darf nicht gleich das Handtuch werfen, weil das WLAN mal nicht funktioniert.
Julia Schmolke

TK: Wie reagieren die Pflegebedürftigen?

Schmolke: Sie merken die Umstellung gar nicht so sehr. Zu Beginn durften wir hin und wieder erklären, dass die Kolleginnen das Handy als Arbeitsmittel dabeihaben und es nicht ihr Privatvergnügen ist, wenn sie es manchmal vor Ort benutzen. Sie schauen dann zum Beispiel Besonderheiten im Berichtsblatt nach. In der Regel bleibt das Handy in der Tasche, wenn wir bei den Pflegebedürftigen sind. Bei der Leistungsbestätigung gibt es jetzt Sammelunterschriften. Das spart den Pflegebedürftigen auch Papierkram. Wofür sie unterschreiben, kann man sich übersichtlich anzeigen lassen und bei Bedarf auch drucken.

TK: Sie leiten seit 14 Jahren auch den Qualitätszirkel ambulant für den bpa in Thüringen. Was sagen Kolleginnen und Kollegen anderer Pflegedienste, wenn Sie über Ihre Erfahrungen berichten?

Schmolke: Sie sind perplex, wie schnell ich mit der TI abrechne. Es gibt Kassen, bei denen ich nach drei Tagen mein Geld habe.

TK: Gibt es viele, die ähnlich arbeiten wie Sie?

Schmolke: Einige würden gern, scheitern aber an der Technik. Die Software, die viele andere Pflegedienste in Thüringen nutzen, ist noch nicht so schnell bei der TI-Anbindung und bietet auch einiges noch nicht an, was ich bereits reibungslos nutze. Auch deswegen habe ich meine Software 2022 gewechselt. So etwas ist allerdings erstmal ein enormer Aufwand. Ich habe fast einen Monat dafür investiert, händisch Daten zu übertragen, weil es technisch nicht sauber lief. Und ich habe viel Zeit in Schulungen und Wissensaufbau investiert. 

Ich habe viel Zeit in Schulungen und Wissensaufbau investiert. 
Julia Schmolke

Man muss vom Wert so einer Umstellung überzeugt sein, um die Anstrengungen, die erstmal nötig sind, auf sich zu nehmen. Es braucht etwas Puffer, finanziell wie zeitlich. Auch vor digitaler Dokumentation und Abrechnung haben einige Angst. Manche scheuen den Anfangsaufwand, zum Beispiel, um sich die Karten für die TI-Abrechnung zu bestellen. Oder sie sorgen sich, dass der Medizinische Dienst diese neue Art der Dokumentation nicht gut findet. Ich habe bisher nur gute Erfahrungen gemacht. 

Die digitalen Leistungsnachweise sind sehr transparent und übersichtlich, da sowohl die Klientendaten, der Dienstplan und die Tourenplan verknüpft sind. Da sind wir wieder beim Thema mutig sein. Außerdem darf man sich nicht aus der Ruhe bringen lassen. Ja, es gibt hin und wieder Schwierigkeiten. Aber dann schaue ich eben mit dem ITler, der uns unterstützt, oder mit den Vertragspartnern, wie wir sie lösen. Die Erleichterung ist das allemal wert.

TK: Was sind die größten Hindernisse in ihrer digitalen Arbeitspraxis?

Schmolke: Es ist immer ärgerlich, kostet Zeit und Nerven, wenn Schnittstellen noch nicht funktionieren und es technisch hakt, egal ob nach Systemumstellungen bei den Kassen oder mit Ärztinnen und Ärzten. So etwas lässt sich aber, wie eben schon gesagt, in der Regel klären. Ein anderer Punkt ist, dass viele Ärztinnen und Ärzte noch nicht mitgehen und die TI nicht nutzen. Wenn ich über die TI bitte, dass Verordnungen verlängert werden, wird das einfach nicht oder erst einige Tage später abgerufen. 

Wir schicken Nachrichten und Anforderungen über den datengeschützten Weg für Kommunikation im Gesundheitswesen und bekommen die Antwort per E-Mail, Anruf oder Fax. So etwas kann ich schwer nachvollziehen. Ich arbeite mit einer Ärztin zusammen, mit der schreibe ich in der TI wie auf einem privaten Messenger hin und her, nur eben datenschutzsicher. Alle anderen sträuben sich und das finde ich wirklich schwierig für die Versorgung.